Superintendencia de Industria y Comercio
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Es el Directorio público de las bases de datos con información personal sujetas a Tratamiento que operan en el país. Lo anterior no implica que allí esté depositada ninguna base de datos, solamente la información de cuántas bases de datos hay en el país, su finalidad, los canales que se han dispuesto para atender las peticiones de los ciudadanos, las políticas de tratamiento de datos personales adoptadas, el tipo de datos que contienen y las transferencias y transmisiones de información que se realizan. Este registro funciona no solamente en Colombia, también existe en otros países como España, Perú, Argentina y Uruguay.
La Ley 1581 de 2012 o Régimen General de Protección de Datos Personales, aplicable al tratamiento de información personal contenida en cualquier base de datos realizado por personas naturales o jurídicas de naturaleza pública o privada. Esta norma, igualmente, designó a la SIC como Autoridad de Protección de Datos para garantizar que en su tratamiento se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos dispuestos en la ley y le atribuyó la administración del RNBD.
Para conocer la realidad de las bases de datos personales del país, la cantidad de titulares y tipos de datos tratados, quién o quiénes adelantan su tratamiento, la finalidad y las políticas de tratamiento y los canales o mecanismos dispuestos para recibir consultas, peticiones y reclamos, entre otros aspectos. Su utilidad principal es crear consciencia sobre el manejo adecuado de la información personal contenida en bases de datos.
Tanto a los titulares, quienes pueden consultar el RNBD para establecer, por ejemplo, los canales de atención para ejercer sus derechos, como a los Responsables del Tratamiento, quienes deben cumplir con dicho registro so pena de incurrir en sanciones. Igualmente, es la principal herramienta de supervisión que tiene la Superintendencia de Industria y Comercio para ejercer la vigilancia y garantizar que en el manejo y administración de los datos personales se respeten los derechos de los ciudadanos.
Es un conjunto organizado de datos personales bien sea en medio físico (ej: papel) o en medio electrónico (archivos en cualquier formato como hojas electrónicas, tratamiento de texto, con el uso o no de motores de bases de datos, etc.), sin importar la cantidad de datos personales que contenga.
Por lo general y sin limitación alguna, las empresas tienen las siguientes bases de datos: de empleados, clientes y proveedores.
Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Por su naturaleza los datos pueden ser públicos, semiprivados, privados o sensibles.
Ejemplos de datos personales pueden ser:
DATOS DE IDENTIFICACIÓN: Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, nombre, estado civil, sexo, firma, nacionalidad, datos de familia, firma electrónica, otros documentos de identificación, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, huella, ADN, iris, Geometría facial o corporal, fotografías, videos, fórmula dactiloscópica, voz, etc.
DATOS DE UBICACIÓN: como los relacionados con la actividad comercial o privada de las personas como dirección, teléfono, correo electrónico, etc.
DATOS DE CONTENIDO SOCIO ECONÓMICO: como estrato, propiedad de la vivienda, Datos financieros, crediticios y/o de carácter económico de las personas, Datos patrimoniales como bienes muebles e inmuebles, ingresos, egresos, inversiones, historia laboral, experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención, nivel educativo, capacitación y/o historial académico de la persona, etc.
DATOS SENSIBLES: como los relacionados con la salud de la persona en cuanto a órdenes y relación de pruebas complementarias como laboratorio, imágenes diagnósticas, endoscópicas, patológicas, estudios, etc. diagnósticos médicos, generales o especializados, psicológicos o psiquiátricos, medicamentos y/o tratamientos médicos o terapéuticos de cualquier tipo, los relacionados con la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, religiosas, políticas; datos relacionados con las convicciones religiosas, filosóficas y/o políticas, los datos de preferencia, identidad y orientación sexual de la persona, origen étnico-racial, personas de la tercera edad o menores de 18 años en condición de pobreza, datos sobre personas en situación de discapacidad personas con limitaciones psicomotoras, auditivas y visuales en condiciones de pobreza, personas víctimas de la violencia, personas en situación de desplazamiento forzado por violencia, madres gestantes o lactantes o cabeza de familia en situación de vulnerabilidad, menores en condición de abandono o protección, etc.
Es cualquier actividad que se realice con la información personal, por ejemplo:
recolectarlos, almacenarlos, consultarlos, actualizarlos, compartirlos con terceros, y/o eliminarlos. Todo esto de acuerdo a los fines que decida la empresa.
Las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual se realice por personas naturales o jurídicas, de naturaleza pública o privada, en el territorio colombiano o fuera de él, en este último caso, siempre que al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.
El régimen general de protección de datos personales es aplicable a todas las sociedades y entidades en Colombia sin excepción. Por su parte, el proceso de registro en el RNBD lo deben llevar a cabo únicamente las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan más de 100.000 UVT´s de activos totales como lo establece el decreto 090 del 18 de enero de 2018, independientemente del número de empleados que tengan a la fecha y las entidades públicas.
Es deber de los Responsables del Tratamiento de los datos personales registrar las bases de datos con información personal, no de los Encargados del Tratamiento ni de los establecimientos de comercio o de las sucursales de las compañías.
Según lo establecido por el decreto 090 del 18 de enero de 2018, quienes están obligados a llevar a cabo el Registro son: Sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) y las Personas jurídicas de naturaleza pública.
Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. El Tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, entre otros.
Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Vale la pena aclarar que para efectos de la normativa sobre protección de datos personales el Encargado del tratamiento es un tercero, ajeno a la empresa, por lo que no debe confundirse con el empleado que al interior de la organización es quien administra la base de datos, este último no es un Encargado del tratamiento en los términos de la Ley. Se aclara que no necesariamente se debe tener un Encargado del Tratamiento. En ese caso, no debe registrarse nada en el paso 1 del RNBD, se debe continuar al paso siguiente.
En este caso y para estar seguro, le recomendamos revisar si en su empresa se recolectan, almacenan, usan o circulan datos personales, bien sea en archivos físicos o electrónicos. Por ejemplo, debe analizar si tienen datos de empleados, clientes, proveedores o de posibles empleados, clientes o proveedores. Si es así, sí tiene bases de datos con información personal y, por esta razón, debe inscribirlas en el RNBD, siempre y cuando los activos de su empresa sean superiores a 100.000 UVT, conforme lo indica el decreto 090 del 18 de enero de 2018 en el artículo 1.
De acuerdo con lo establecido en el Decreto 090 de 2018 la inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos se llevará a cabo en los siguientes plazos:
Es importante tener en cuenta que el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 indica que la Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:
Con el fin de validar los campos requeridos por el RNBD, es necesario tener el documento del RUT - Registro Único Tributario-original, sin embargo existen entidades públicas que no cuentan con dicho documento y se identifican con el NIT de la Entidad con mayor jerarquía que es la que tiene la Personería Jurídica y se denominan entidades principales; por lo tanto, para el registro en el RNBD, las Entidades subordinadas (presupuestalmente) o dependientes deberán solicitar las cuentas de usuario a las entidades Principales, quienes las crearán conforme al manual de usuario publicado en www.sic.gov.co.
Es una Entidad Pública cuya ejecución presupuestal depende de una Entidad de mayor jerarquía administrativa, denominada Principal, por lo tanto no tiene NIT, ni RUT propios.
Para crear los usuarios de las Entidades subordinadas, la Entidad principal debe, previamente, crear su propia cuenta de usuario de naturaleza jurídica pública en el RNBD, no es necesario que la Principal haya registrado alguna base de datos, solamente haber creado el usuario. Los pasos para la creación de los usuarios se encuentran descritos en el manual de usuario publicado en la página de esta Superintendencia www.sic.gov.co en el micrositio Protección de Datos Personales.
Teniendo en cuenta que el primer usuario para ingresar al RNBD es el correo electrónico que se encuentra en el RUT, las entidades subordinadas deben informar a las Entidades Principales, el correo electrónico y los datos para crear los usuarios, conforme se indica en el manual de usuario; se sugiere crear usuarios genéricos, con el nombre de la entidad más la sigla del RNBD, por ejemplo, sicrnbd@sic.gov.co, para lo cual la Entidad subordinada deberá tener o crear esta cuenta de correo, previamente a la creación del usuario, ya que a ésta le llegará la primera contraseña de ingreso, la cual debe cambiar la primera vez que acceda al RNBD. En adelante, la Entidad Subordinada no dependerá de la Entidad Principal para ningún otro proceso en el RNBD y actuará como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, en forma autónoma.
Una vez creado el primer usuario de la Entidad subordinada, ésta no dependerá de la Entidad Principal para ningún otro proceso en el RNBD y actuará como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, conforme lo indica la Ley 1581 de 2012 en forma autónoma, en todos los procesos del RNBD relacionados como creación de otros usuarios (Administradores y operativos), Registro y actualización de bases de datos, reporte de novedades, etc., tal como lo indica el manual de usuario o los videotutoriales.
De acuerdo con la ley 1581 de 2012, cuando se establece que el tratamiento de los datos personales se realiza por parte de una Entidad Pública en ejercicio de las funciones inherentes o propias de la misma, las Entidades públicas no están obligadas a recolectar la autorización de los titulares. Sin embargo, esto no exime de la responsabilidad que tienen las entidades de cumplir con todo el resto de normatividad para salvaguardar y proteger los datos personales.
Adicionalmente es importante mencionar que si se recogen datos personales para finalidades distintas al ejercicio de sus funciones, se necesita autorización previa, expresa e informada, cuando los datos no son de naturaleza pública.
Las sanciones indicadas en la Ley 1581 de 2012 sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la Norma, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.
No estar obligado a obtener la autorización del titular cuando se está en ejercicio de funciones públicas, no implica que la entidad se pueda sustraer del cumplimiento de los demás deberes como Responsable o Encargado del Tratamiento. Así mismo, es importante recordar que aquellas bases de datos que expresamente están por fuera del ámbito de aplicación que norma conforme al Artículo 2o de la Ley 1581 de 2012, deben cumplir con los principios enumerados en el artículo 4º. de la misma norma.
Antes de registrar las bases de datos es preciso realizar el inventario de las bases de datos con información personal que tenga en su empresa o entidad, bien sea en medio físico (papel) o electrónico (listas o archivos en cualquier formato, bases de datos relacionales, etc.).
Al efectuar este inventario se debe obtener la siguiente información:
Si se ha realizado transferencia o transmisión internacional de los datos personales contenidos en la base de datos, a qué países y los datos del destinatario.
Tal como lo indica la Circular Externa No. 02 de 2015, emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio y publicada en el sitio web de esta entidad, www.sic.gov.co, “Los Responsables del Tratamiento no cargarán en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD- sus bases de datos con información personal. Solamente inscribirán la información establecida en el capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015 y en la presente Circular”. En consecuencia, ninguna base de datos se cargará, subirá o depositará en el RNBD, solamente se suministrará la información que la identifique, de acuerdo con lo que se definió en el Decreto y en la Circular citados.
Para mayor detalle e ilustración le recomendamos consultar el Manual de Usuario publicado en la página de esta Superintendencia, www.sic.gov.co, en el micrositio de “Protección de Datos Personales”, en el link del Registro Nacional de Bases de Datos.
En la página de la Superintendencia de Industria y Comercio,www.sic.gov.co, en el micrositio de “Protección de Datos Personales hay un link del Registro Nacional de Bases de Datos, donde puede encontrar la ayuda necesaria para inscribir sus bases de datos. Allí están publicados el Video Tutorial y el Manual de Usuario. Adicionalmente, puede comunicarse a la línea gratuita nacional 018000-910165 o al contact center (571) 5920400, donde podrán resolver sus dudas puntuales.
Tenga en cuenta que para llevar a cabo el proceso de registro (ya sea como sociedad, entidad sin ánimo de lucro o como entidad pública, usted debe iniciar el proceso descargando el RUT como le indicamos a continuación para poder validar los campos requeridos.
Si usted no lo hace de esta manera la plataforma no lo dejará continuar con su registro. La vigencia de este documento no puede superar los tres (3) meses. En caso de que corresponda a una Entidad Pública Subordinada presupuestalmente y que por lo tanto no tenga NIT ni RUT propio, deberá solicitar el usuario a la Entidad Controladora, de acuerdo con el manual de usuario publicado en la página web de la SIC.
Esta guía paso a paso le ayudará a expedir una copia del RUT de la plataforma DIAN.
Advertencia: Debe contar con clave Muisca para iniciar el proceso de generación del RUT. Adicionalmente, tenga en cuenta que este procedimiento puede cambiar en cualquier momento, por lo que debe seguir las instrucciones de la DIAN para el efecto.
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Ingrese en el navegador el enlace www.dian.gov.co página Oficial de la DIAN Seleccione el módulo “Usuarios Registrados” y seleccione el hipervínculo “¿Ha olvidado su contraseña?” como lo indica la imagen:
Posteriormente seleccione el tipo y número de documento según corresponda y dé click en el botón “Recuperar Contraseña” esta función le enviará al correo que tiene registrado en el RUT la nueva contraseña para ingresar al sistema y proceder conforme al procedimiento inicial para descargar la copia del RUT.
En todo caso en el manual de usuario, encontrará otro método alternativo para descargar el RUT de la página
Es deber de todas las empresas que resulten obligadas de acuerdo con lo establecido en el artículo 1 del decreto 090 del 18 de enero de 2018 registrar sus bases de datos en el RNBD. En consecuencia, si una sociedad que está en liquidación tiene bases de datos con información personal, debe registrarlas. Por su parte, si una sociedad ya se liquidó, no es sujeto de derecho y, por esta razón, no le es exigible esta obligación.
En general, es posible eliminar o modificar toda la información ingresada en el RNBD, siempre y cuando no se haya finalizado el registro de la base de datos, es decir, no se le haya asignado número de radicado. Ahora, si ya se finalizó el registro de la base de datos y en la información ingresada hay errores, estos se pueden corregir mediante la opción “Modificar registro” y, una vez efectuada la corrección, se debe finalizar nuevamente la inscripción.
En caso de que ya haya finalizado la base de datos y desee registrar la eliminación debe realizarlo por registro de novedades. Esto no elimina la base de datos del sistema, sino que supone una inhabilitación de la misma, no obstante, la información se mantendrá en el sistema para efectos de consulta histórica de la SIC y del Responsable.
En el paso 2 del RNBD, relacionado con los canales que las empresas han dispuesto para atender las peticiones, consultas y reclamos de los ciudadanos en materia de protección de datos personales, se debe ingresar al menos un (1) canal, tanto para el Responsable del Tratamiento como para cada uno de los Encargados. Tenga en cuenta que, por defecto, cuando se da clic en agregar canal, aparece en primer lugar el Responsable del Tratamiento, por lo que una vez diligenciada la información de este se debe guardar y agregar uno a uno los canales de los Encargados registrados. Solamente cuando se ha cargado el canal para todos, es decir, para el Responsable y todos los Encargados del Tratamiento, aparece el botón de continuar.
Se anexa imagen:
En el momento en que se guarda el canal, éste aparece en la ventana principal, como se ve en la imagen.
En la página de la Superintendencia de Industria y Comercio, www.sic.gov.co, en el micrositio de “Protección de Datos Personales” en el link del Registro Nacional de Bases de Datos, mediante el botón de “Consulta RNBD”. Esta consulta se puede hacer por nombre o razón social, por palabra o por letras.
La actividad económica es la del Responsable del Tratamiento, de acuerdo con la información suministrada por éste en el RUT, de acuerdo con la Clasificación Industrial Internacional Uniforme –CIIU-. La finalidad está referida a la base de datos y corresponde al objetivo o propósito de cada base, es decir, para qué se conformó y cuál es el uso que se le da.
Puede comunicarse a la línea gratuita nacional 018000-910165 o al contact center (571) 5920400 o al correo de contactenos@sic.gov.co solicitando que se incluya o se tenga en cuenta la finalidad requerida, describiendo claramente el detalle de la misma.
El almacenamiento de los datos personales es una forma de tratamiento de los mismos, por lo tanto se deben registrar tanto los titulares activos, como los inactivos y los históricos que reposen en sus bases de datos.
La cantidad de titulares, en muchos casos, puede ser una variable con un comportamiento dinámico en períodos cortos, por lo tanto, se debe registrar la cantidad de titulares que tiene la base de datos al momento de realizar el registro.
Las posibles causas por las cuales un archivo no carga, pueden ser las siguientes:
Así es, debe cargarse la información en forma independiente para cada una de las bases de datos.
Para la documentación de las políticas de tratamiento de datos personales, el Decreto Único 1074 de 2015 en el Capítulo 25, Sección 3, artículo 2.2.2.25.3.1 indica lo siguiente:
“Artículo 2.2.2.25.3.1. Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.
Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares. Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información:
La información contenida en el RNBD deberá actualizarse, como se indica a continuación:
Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada.
Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo
Se aclara que los cambios sustanciales están definidos en la circular única de la SIC, así: “Son cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales”.
La actualización se realiza por la opción de “Modificar Registro” que aparece una vez finalizada la base de datos.
Se debe enviar una solicitud a la Oficina de Servicios al Consumidor y de Apoyo Empresarial – OSCAE, dependencia encargada en la Superintendencia de Industria y Comercio de realizar la programación y coordinación de los eventos de capacitación.
No obstante, en la página de la Superintendencia, www.sic.gov.co, en el micrositio de “Protección de Datos Personales” en el link del Registro Nacional de Bases de Datos, puede encontrar el video tutorial y el manual de ayuda con el paso a paso para realizar el registro de las bases de datos. Adicionalmente, puede comunicarse a la línea gratuita nacional 018000-910165 o al contact center (571) 592 04 00, donde podrá resolver sus dudas puntuales respecto al Registro.
La modificación y actualización de las bases de datos se realiza por la opción de “Modificar Datos” que aparece una vez finalizada cada base de datos. Esta opción sólo aparece cuando no se ha iniciado la modificación de una base de datos finalizada, una vez se ingrese por esa opción sólo aparecerá “continuar registro” hasta su nueva finalización, momento en el cual aparecerá nuevamente la opción “Modificar datos y así sucesivamente.
Cada vez que se ingresa a modificar el registro, después de efectuar los cambios correspondientes, es necesario hacer click en el botón “Finalizar” para que se genere un radicado consecutivo del inicial y así llevar el histórico de modificaciones o actualizaciones de las bases de datos registradas.
Si el problema es que no tiene la clave de acceso al RNBD, puede obtener una nueva mediante la opción “Restablecer contraseña”. Ahora, si desconoce la respuesta a la pregunta de seguridad, debe enviar una solicitud al correo contactenos@sic.gov.co, desde el correo registrado como usuario, pidiendo el soporte respectivo, o puede proceder, tal como se indica en el manual de usuario numeral 3.4.1 Restablecer Respuesta de Seguridad.
De otra parte, si ya no tiene acceso tampoco al correo registrado, debe enviar un correo a contactenos@sic.gov.co desde el correo electrónico del representante legal que se registró en el RNBD, solicitando el soporte correspondiente.
Una vez se recupere el acceso al RNBD, podrá cambiar el correo electrónico del responsable, de la forma como lo indica el manual de usuario en el numeral 4.3, teniendo en cuenta que este correo será, en adelante, el usuario de acceso y de contacto al cual se remitirán las comunicaciones de la SIC.
Una vez se finaliza el trámite del registro de cada base de datos, la SIC envía el correo electrónico a través de la cuenta soporteRNBD@sic.gov.co a más tardar 48 horas después de la finalización.
Puede suceder que al ser un correo desconocido para la cuenta del usuario, llegue a la bandeja de correo no deseado o spam. Para evitar esto, agregue el correo de la SIC a su lista de contactos y en caso de que lo borre accidentalmente, con el número de radicado que aparece en la consulta del RNBD, en la opción “Inscribir bases de datos”, puede consultar la comunicación en la página web de esta entidad, www.sic.gov.co
Por la opción “Consulte aquí el estado de su trámite”, podrá obtener una copia de la comunicación con el número de radicado del trámite adelantado, en la lupa que aparece al final de la consulta.
