CIRCULAR INSTRUCTIVA AC/LG 14576

PARA: CONSULADOS DE COLOMBIA ACREDITADOS EN LOS PAISES QUE HACEN PARTE DE LA CONVENCIÓN DE LA APOSTILLA

ASUNTO: CONVENCION SOBRE LA ABOLICION DEL REQUISITO DE LEGALIZACION PARA DOCUMENTOS PÚBLICOS DE LA HAYA DE 1961 (CONVENCIÓN DE "LA APOSTILLA")

FECHA: Bogotá D.C., 25 de abril de 2001

Señores Cónsules:

De la manera más atenta, en adición de lo establecido en la Circular Instructiva AC/LG #01-2002 del 11 de enero de 2001, proferida por esta Dirección, con el objetivo de resolver las inquietudes más frecuentes que se vienen presentando en relación con los documentos otorgados en el exterior y, en especial, con el otorgamiento de poderes de sociedades y las certificaciones relacionadas previstas en nuestro ordenamiento interno, me permito hacer las siguientes precisiones, las cuales recogen las posiciones acordadas en las reuniones llevadas a cabo en el Ministerio, con participación de funcionarios de las Superintendencias de Sociedades, de Industria y Comercio, y de Notariado y Registro:

Generalidad

1. La Ley 455 de 1998 y el Decreto 106 de 2001, mediante los cuales se aprobó y promulgó, respectivamente, la "Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros" suscrita en La Haya el 5 de octubre de 1961, suprimió la exigencia de legalización diplomática o consular para los documentos públicos que hayan sido ejecutados en el territorio de un Estado Parte y que deban ser presentados en el territorio de otro Estado Parte del Convenio.

2. Para determinar el alcance exacto de la aplicación de la Convención, conviene tener presente que en el artículo 1 de este instrumento se definen con precisión los que se consideran "documentos públicos" para los fines de aplicación de la misma, así como aquellos documentos a los cuales no se aplica la Convención. Se recomienda una lectura atenta de dicha disposición, cuyo texto es claro y debe ser interpretado conforme al sentido corriente de sus términos. Así mismo, no debe pasarse por alto que la Convención se aplica únicamente en relación con documentos públicos provenientes de Estados partes en ella, según el listado actualizado a fecha 2 de abril de 2001 que se adjunta a la presente circular. En el caso de los Estados no partes, el procedimiento de legalización consular sigue vigente para todo tipo de documentos.

Documentos relacionados con Sociedades Extranjeras

3. El efecto directo de la Convención en relación con la autenticación de los documentos relacionados con Sociedades Extranjeras provenientes de Estados Partes en ella y los señalamientos del artículo 480 del Código de Comercio es que se suprimen las formalidades de autenticación por parte de los cónsules previstas en el inciso primero, las cuales se sustituyen por la adición de un certificado denominado "Apostille", expedido por la autoridad competente del Estado de donde emana el documento.

4. El documento público relacionado con sociedades extranjeras en el cual se certifique la existencia de la sociedad y el ejercicio de su objeto social tendrá valor en Colombia con la sola "Apostille".

Cuando el documento otorgado en el exterior deba ser autenticado, el interesado deberá velar porque la autoridad que autentica, certifique sobre la existencia de la sociedad y sobre el ejercicio del objeto social, documento(s) éstos que se deberán apostillar.

En el evento en el cual, en un Estado Parte de la Convención, la autoridad ante quien se autentican los documentos no tenga la facultad de certificar sobre la existencia de la sociedad y sobre el ejercicio del objeto social de la sociedad, el interesado podrá solicitar dichas certificaciones ante la(s) autoridad(es) competente(s) del lugar. Para que surtan efectos en Colombia, estas certificaciones deberán a su vez ser apostilladas por la autoridad del Estado de donde emana el documento.

5. Ahora bien, si no existiere una autoridad local que pueda expedir las certificaciones de existencia de la sociedad y del ejercicio del objeto social de acuerdo con las leyes del respectivo país, el interesado podrá acudir ante el Cónsul colombiano quien podrá certificar que tuvo a la vista las pruebas de la existencia de la sociedad y que la sociedad ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país. En este caso, como la Convención no se aplica a los documentos ejecutados directamente por agentes diplomáticos o consulares, se deberá seguir el trámite ordinario de legalización, o sea que el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia abonará la firma del Cónsul.

Otorgamiento de Poderes

6. En relación con el otorgamiento de poderes en los Estados Partes de la Convención y la aplicación del artículo 65 del Código de Procedimiento Civil, con respecto a dichos Estados se suprimen las formalidades de autenticación por parte de los cónsules previstas en el inciso cuarto, las cuales se sustituyen por la adición de un certificado denominado "Apostille", expedido por la autoridad competente del Estado de donde emana el documento.

7. Tratándose de poderes otorgados por sociedades, la autoridad ante quien se otorgan debe certificar, entre otros aspectos, sobre la existencia de la sociedad, sobre el ejercicio del objeto social y sobre la calidad de representante de la sociedad de quien lo confiere.

8. En el evento en el cual en un Estado Parte en la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización, la autoridad ante quien se otorga un poder de una persona jurídica no tenga la facultad de certificar sobre la existencia de la sociedad, sobre el ejercicio del objeto social y/o sobre la calidad de representante de la sociedad de quien lo confiere, el interesado podrá solicitar dichas certificaciones ante la(s) autoridad(es) competente(s) del lugar. Para que surtan efectos en Colombia, estas certificaciones deberán ser apostilladas por la autoridad del Estado de donde emana el documento

9. Esto no obsta para que ante el Cónsul se otorguen directamente los poderes y en estos casos, a los cuales no se aplica la Convención, se deben otorgar con todos los requisitos señalados en el Código de Procedimiento Civil.

10. Ahora bien, si no existiere una autoridad local que pueda expedir las certificaciones que señalan los artículos 65 del Código de Procedimiento Civil y 480 del Código de Comercio, el interesado podrá acudir ante el Cónsul colombiano quien podrá certificar que tuvo a la vista las pruebas de la existencia de la sociedad, que quien lo confiere es su representante, y que la sociedad ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país. Como la Convención no se aplica a los documentos ejecutados directamente por agentes diplomáticos o consulares, se deberá seguir en estos casos el trámite ordinario de legalización, o sea que el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia abonará la firma del Cónsul.

De los señores Cónsules muy cordialmente,

DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS CONSULARES Y
COMUNIDADES COLOMBIANAS EN EL EXTERIO