SUPERINTENDENCIA BANCARIA

BOGOTÁ – COLOMBIA

SUPERINTENDENCIA BANCARIA - SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO -
COMISIÓN NACIONAL DE VALORES

CIRCULAR EXTERNA No. 1

(Nov. 3 de 1983) 

 

Señores

DIRECTORES, PRESIDENTES, GERENTES Y REVISORES FISCALES

Sociedades Comerciales

REF: CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES FRENTE AL REGISTRO MERCANTIL

Apreciados señores:

Con el ánimo de hacer claridad en lo que respecta con las obligaciones que deben cumplir las entidades sujetas al control de la Superintendencia Bancaria o al que ejerce la Comisión Nacional de Valores, frente al registro mercantil, por virtud de lo previsto en los decretos 410 de 1971, 125 de 1976, 2920 de 1982 y 3227 del mismo año, hemos considerado conveniente hacer las siguientes precisiones:

1.  Matrícula mercantil: Dispone el artículo 19 del código de comercio que " es obligación de todo comerciante matricularse en el registro mercantil". El mismo estatuto preceptúa, artículo 33 "La matrícula se renovará anualmente, dentro de los tres primeros meses de cada año". Por matrícula se entiende "el registro que deben efectuar las personas que ejercen profesionalmente el comercio y sus establecimientos. La matrícula debe renovarse anualmente". (resolución 1353 de 1983, artículo 1º. Parágrafo – Superintendencia de Industria y Comercio).

Atendida la calidad de comerciales que la ley ha reconocido a las actividades que realizan las entidades sujetas al referido control por parte del Estado, y teniendo en cuenta que quienes las ejecutan profesionalmente detentan la calidad de comerciantes, resulta entonces incuestionable la obligatoriedad que tienen todas las entidades sujetas al control de la Superintendencia Bancaria o al de la Comisión Nacional de Valores para:

a)  Matricularse como personas jurídicas ante la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar de su domicilio.

b)  Matricular sus establecimientos de comercio de los cuales, obviamente, se comprometen sus sucursales y agencias, en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde se decrete su apertura.

c)  Renovar dentro de los tres primeros meses de cada año la matrícula tanto de la persona como de sus establecimientos.

No debe olvidarse que entre matrícula e inscripción existen diferencias sustanciales que justifican que todos los comerciantes, sin distingo alguno, cumplan con la obligación legal que les demanda la primera frente a las Cámaras de Comercio (artículos 19 y 33 del C de C), y a la vez no se sustraigan del imperativo de allegar ante la Superintendencia Bancaria y la Comisión Nacional de Valores la documentación referente a su existencia y representación legal, conforme lo exigen el decreto 125 de 1976 (artículos 27 y 7, respectivamente), para los efectos de expedir las certificaciones correspondientes. Algunos de los elementos diferenciadores que sustentan la afirmación hecha son:

La matrícula, y por contera su renovación, tiene como fundamento teleológico dar noticia a terceros sobre la condición del comerciante; sobre aquellos datos o hechos personales y patrimoniales del profesional de comercio que deben ser transparentes para la comunidad. La inscripción, entre tanto, apunta a hacer oponible el respectivo acto, contrato o documento ante terceros, de manera que no puedan éstos sustraerse a los efectos que de aquellos se derivan (artículo 901 del código de comercio).

• La matrícula debe renovarse anualmente, al paso que la inscripción se hace por una sola vez (artículo 33 ibídem)
• La falta de inscripción se sanciona – como se desprende de lo antes expuesto – con la inoponibilidad a terceros, mientras que la pretermisión de la obligación de matrícula, o su renovación, acarrea multa hasta de diez mil pesos ($10.000,oo) (artículo 37 ejusdem), la cual se impondrá por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.

2.  Documentos a inscribir en el registro mercantil: Obligación correlativa a la matrícula es, para todo comerciante, la de "inscribir en el registro mercantil, todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad" (artículo 19 del C de C). Conviene en este punto precisar el alcance del artículo 1º literal d, del decreto 125 de 1976, que asignó a la Superintendencia Bancaria la función de "llevar de acuerdo con las modalidades propias de la naturaleza y estructura de las entidades sometidas a su inspección y control permanentes, y con el fin de expedir las certificaciones sobre su existencia y representación legal, el registro público correspondiente" (la subraya no pertenece al texto). Indudablemente no debe entenderse el precepto normativo transcrito como la exoneración, para las entidades sujetas a inspección estatal, de una obligación que para ellas nace autónomamente en el artículo 19, numeral 20 del estatuto mercantil, por el hecho de ser comerciantes.

El decreto 125 de 1976, cuyo alcance no es otro que el de fijar la estructura administrativa de la Superintendencia Bancaria – según la ley de facultades correspondiente – y que, como tal, no puede entenderse modificatorio del régimen de las obligaciones del profesional del comercio, asignó competencia a esta agencia del Estado para llevar un registro sobre documentos que acrediten la existencia y representación legal de las entidades que vigila, con el fin de expedir certificaciones sobre estas materias; pero en manera alguna, sustrajo de la competencia de las Cámaras de comercio la función que la ley les asignó de llevar el registro mercantil (artículo 86 numeral 3º del código de comercio).

Así las cosas, la facultad y obligación de certificar que tiene la Superintendencia Bancaria, - sobre la existencia y representación legal de las compañías vigiladas – posee un alcance eminentemente probatorio, mas no suple el sistema de publicidad mercantil a cargo de las cámaras de comercio, de tal suerte que la oponibilidad frente a terceros de los actos sujetos a registro sólo se surte mediante la inscripción de los mismos en las entidades precitadas.

Por consiguiente, todas las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria o por la Comisión Nacional de Valores, deben cumplir en su totalidad con la obligación legal de inscribir ante las cámaras de comercio del país, los documentos que han sido sometidos a la formalidad del registro, entre los que se cuentan:

1. Los documentos en que conste la constitución de la compañía.
2. Las reformas estatutarias, para lo cual deberá acreditarse el documento en que el ente estatal respectivo las haya autorizado (artículo 159 del C de C.).
3. Los documentos contentivos del nombramiento del representante legal y sus respectivos suplentes, esto es, presidentes, gerentes, directores, vicepresidentes, subgerentes, etc., para lo cual se adjuntará el acta de la diligencia de posesión surtida ante la Superintendencia Bancaria o la Comisión Nacional de Valores.
4. El nombramiento y remoción de revisores fiscales.
5. La designación de juntas directivas, para lo cual deberá acreditarse la posesión, en los términos del literal c del presente numeral.
6. Los actos en que conste la decisión de apertura de sucursales o agencias, previa la autorización de la entidad estatal competente.
7. Los actos en virtud de los cuales se confiera, modifique o revoque la administración de los bienes o negocios del comerciante.
8. Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asamblea y juntas de socios, así como los de juntas directivas.
9. Los embargos y demandas civiles relacionados con derechos cuya mutación esté sujeta a registro mercantil.
10. Los demás actos, contratos, documentos y providencias judiciales y administrativas cuyo registro mercantil ordene la ley.

3)  Certificados: Atendido el alcance probatorio fijado por el artículo 1º literal d, del decreto 125 de 1976, y consecuencialmente por los artículos 27 del decreto 2920 de 1982 y 7º del decreto 3227 del mismo año, la existencia y representación legal de las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria o la Comisión Nacional De Valores se probará con certificación emanada del ente estatal que ejerza el control respectivo; sin embargo la existencia y representación legal de las empresas vigiladas que se mencionan a continuación, como también la inscripción de los restantes actos sujetos a la formalidad registral, se probará con certificado de la cámara de comercio correspondiente.

a) La sociedades, en general, cuyo objeto social comprenda el desarrollo de las actividades reguladas por la ley 66 de 1968 y el decreto 2610 de 1979 las anónimas que contemplen en su objeto, mas no en forma exclusiva, dichas actividades.

b)  Las agencias de seguros

Así mismo, compete exclusivamente a las Cámaras de Comercio certificar los revisores fiscales y miembros de Juntas Directivas de las referidas sociedades, como también de los demás actos, contratos y documentos sometidos a la formalidad del registro mercantil.

Cuando se trate de actos atinentes a la existencia y/o la representación legal de las entidades vigiladas de que trata esta circular, exceptuadas las señaladas en los literales A y B del presente numeral, las Cámaras certificarán el cumplimiento del registro de los documentos relacionados con tales cuestiones, solamente para acreditar su inscripción (artículo 30 del C de C.), mas se abstendrán de otorgar medio de prueba sobre existencia y representación (artículo 117 del C de C.9 que se repite, sólo se probará con certificado de la Superintendencia Bancaria o la Comisión Nacional de Valores.

La presente circular deja sin efecto la circular externa OJ-076 de 1980 y la circular No. 001 de 1981, en su numeral VI, emanadas de la Superintendencia Bancaria, y todas las demás que le sean contrarias.

Atentamente,

GERMÁN BOTERO DE LOS RÍOS DIEGO NARANJO MEZA
Superintendente Bancario Superintendente de Industria y Comercio

JUAN CAMILO RESTREPO SALAZAR

Presidente

Comisión Nacional de Valores