Concepto 0022841 del 23 de Mayo de 2000

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Santa Fe de Bogotá, D.C.

Apreciado doctor:

Damos respuesta a su comunicación radicada bajo el número de la referencia en la cual nos consulta acerca de la posibilidad de aplicar un término de caducidad a la información que se reporta al registro único de proponentes sobre multas y sanciones impuestas a los proponentes, puesto que mediante el concepto número 3 publicado en el Boletín Jurídico número 12 de la Superintendencia de Industria y Comercio se manifestó que no existía límite de tiempo con relación a dicha información, frente a lo cual esta Entidad ha elaborado un estudio detallado de la situación encontrando que de acuerdo a la jurisprudencia de la Corte Constitucional es viable aplicar un término de caducidad frente a ésta información. Conforme a lo anterior, se hacen necesarias las siguientes consideraciones:

El registro único de proponentes funciona como una base de datos en la que se encuentran contenidos toda aquella información relacionada con los particulares contratistas que resulte relevante al momento de contratar con el estado(1), debido a la importancia de la información que pueda brindar, es necesario que los datos contenidos sean veraces(2).

Las multas deben ser entendidas como medidas coercitivas con las que la administración pública presiona al contratista para que de cumplimiento a sus obligaciones, dichas medidas se presentan cuando la administración no quiere hacer uso de la caducidad del contrato, por lo tanto son medidas que garantizan la ejecución del contrato y no el resarcimiento de perjuicios económicos causados, es decir que las multas tienen como finalidad la tutela del interés público por medio del cumplimiento del contrato(3).

Debe tenerse en cuenta que las multas traen como consecuencia una limitación al derecho de concurrencia a la contratación con entidades públicas en la medida que este es uno de los puntos a evaluar en todas las propuestas de concursos y licitaciones públicas(4), de ahí que entre la información que reposa en el registro único de proponentes se encuentre toda la relativa a multas y sanciones, enviada por la entidades administrativas.

De otra parte, cuando la administración pública sanciona a un particular se entiende que hay un incumplimiento de parte de éste último y que como consecuencia, existe un ánimo unilateral por parte de la administración de dar fin a la relación contractual.

La sanción se presenta cuando la administración encuentra que el contratista no reúne las condiciones para dar cumplimiento al contrato, por lo cual asume su ejecución ya sea directamente o por medio de un contratista, buscando de esta forma la continuidad en la prestación del servicio(5).

De acuerdo con lo expuesto anteriormente, el registro de proponentes funciona como una base de datos en la que reposa información relativa al contratista, entre la que se encuentra toda la relativa a multas y sanciones, la cual es necesaria como un punto a ser evaluado en los concursos y licitaciones públicas, como ya se manifestó anteriormente.

De acuerdo con la ley 80 de 1993(6), las entidades estatales deben enviar a las cámaras de comercio la información relativa a las multas y sanciones impuestas en los diferentes contratos celebrados, para lo cual deberá sujetarse a lo establecido en la resolución 2125 de 1994 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio.

De otra parte, estos datos son complementados con la información que allegue el particular contratista, sobre las multas y sanciones impuestas en los dos últimos años, de acuerdo a lo señalado en el artículo 5, numeral 8 del decreto 92 de 1998.

Es posible pensar en la no existencia de un limite de tiempo en cuanto a la información dada por las entidades administrativas, en la medida que no existe norma alguna que haga referencia al mismo, pero igualmente debe recordarse que al funcionar el registro de proponentes como una base de datos a la cual puede acceder cualquier persona, debe haber un respeto por el derecho al buen nombre, tal como lo ha determinado la Corte Constitucional(7) al manifestar que:

" (...) como parte integral del habeas data, el derecho al límite temporal de la información y, mas precisamente, a la caducidad de los datos. En efecto, la Corte encontró que quien ha pagado sus deudas y ha demostrado un buen comportamiento, tiene derecho a que en las centrales informáticas quede consignada esa actuación y, por lo mismo, que desaparezcan los datos que comprometen su actual buena conducta en materia creditcia.

Al respecto, se dispuso:

"Hay que aclarar que la actualización, y la rectificación de los datos contrarios a la verdad, son, en principio, obligaciones de quien maneja el banco de datos, y que si él no las cumple, la persona concernida puede exigir su cumplimiento".

"En cuanto al término que debe transcurrir para que opere este fenómeno de la caducidad en materia de información, la corporación estimó que esa sería materia propia del legislador. Sin embargo, mientras ello ocurre, se determinaron unos plazos razonables, de los cuales conviene transcribir los siguientes, para efectos de la acción de tutela bajo examen:

"Es claro, pues, que el término para la caducidad del dato lo debe fijar, razonablemente, el legislador.

"Pero, mientras no lo haya fijado, hay que considerar que es razonable el término que evite el abuso del poder informático y preserve las sanas prácticas crediticias, defendiendo así el interés general.

"En este orden de ideas, sería irrazonable la conservación, el uso y la divulgación informática del dato, si no se tuviera en cuenta la ocurrencia de todos los siguientes hechos:

"a) Un pago voluntario de la obligación;

"b) Transcurso de un término de dos (2) años, que se considera razonable, término contado a partir del pago voluntario. El término de dos (2) años se explica porque el deudor, al fin y al cabo, pagó voluntariamente, y se le reconoce su cumplimiento, aunque haya sido tardío. Expresamente se exceptúa el caso en que la mora haya sido inferior a un (1) año, caso en el cual, el término de caducidad será igual al doble de la misma mora; y

"c) Que durante el término indicado en el literal anterior, no se hayan reportado nuevos incumplimientos del mismo deudor, en relación con otras obligaciones"

"Si el pago se ha producido en un proceso ejecutivo, es razonable que el dato, a pesar de ser público, tenga un término de caducidad, que podría ser el de cinco (5) años, que es el mismo fijado para la prescripción de la pena, cuando se trata de delitos que no tienen señalada pena privativa de la libertad, en el Código Penal, si las penas públicas tienen todas un límite personal, y aun el quebrado, en el derecho privado, puede ser objeto de rehabilitación, no se vé por qué no vaya a tener límite temporal el dato financiero negativo. Ahora, como quiera que no se puede perder de vista la finalidad legítima a la que sirven los bancos de datos financiero, es importante precisar que el límite temporal mencionado no puede aplicarse razonablemente si dentro del mismo término ingresan otros datos de incumplimiento y mora de las obligaciones del mismo deudor o si está en curso un proceso judicial enderezado a su cobro(8).

"Esta última condición se explica fácilmente pues el simple pago de la obligación no puede implicar la caducidad del dato financiero, por estas razones: la primera, la finalidad legítima del banco de datos que es la de informar verazmente sobre el perfil de riesgo de los usuarios del sistema financiero; la segunda, la ausencia de nuevos datos negativos durante dicho término, que permite presumir una rehabilitación comercial del deudor moroso. Es claro que si durante los cinco (5) mencionado se presentan nuevos incumplimiento de otras obligaciones, se pierde la justificación para excluir el dato negativo. ¿Por qué? Sencillamente porque en este caso no se ha reconstruido el buen nombre comercial"(9). (subrayado fuera de texto)

Teniendo en cuenta los pronunciamientos de la Corte Constitucional, es posible afirmar que la información que se da a conocer en los certificados emitidos por las cámaras de comercio, relativa a las multas y sanciones impuestas a los particulares proponentes, no puede contrariar el derecho al buen nombre.

En conclusión la información sobre multas y sanciones que repose en el registro único de proponentes no podría ser certificada indefinidamente, tal como lo manifiesta la Corte Constitucional, el límite de tiempo, con base en el cual se fijaría la caducidad de la información debe ser establecido por la ley, pero como actualmente no existe norma que determine ese lapso, es posible acogerse a lo establecido por la jurisprudencia, en la que se ha mencionado reiteradamente que él termino debe ser de cinco años cuando el pago se lleve a cabo en virtud de una ejecución forzada o de dos años contados a partir del pago voluntario(10), no obstante lo anterior, debe tenerse en cuenta que la caducidad no opera cuando el proponente reincide en su conducta haciéndose acreedor a una nueva multa o sanción(11).

De otra parte, las cámaras de comercio deberían certificar las multas y sanciones impuestas a los proponentes durante por lo menos dos (2) años cuando se trata de multas pagadas en forma voluntaria o cinco (5) años en el evento de ejecución forzada, los cuales se cuentan a partir del pago, es decir que una cámara de comercio no podrían oficiosamente dejar de certificar la existencia de una multa o una sanción a pesar de haberse pagado o cumplido sino hasta tanto haya transcurrido el tiempo señalado.

Para obtener mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones puede dirigirse a nuestra página de Internet www.sic.gov.co

En los términos anteriores damos respuesta a su consulta con el alcance previsto en el artículo 25 del código contencioso administrativo.

Atentamente,

CARMEN LIGIA VALDERRAMA ROJAS
Jefe Oficina Asesora Jurídica

1.  RAMIREZ RAMIREZ, Jorge Octavio, Comentarios al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Librería Jurídica Sánchez R. Ltda., Santa Fe de Bogotá.

2.  Sentencia de la Corte Constitucional T 096 A / 95, Magistrado Ponente: Vladimiro Naranjo Mesa: "La veracidad debe ser entendida como información completa"

3. ESCOBAR GIL, Rodrigo, Teoría General de los Contratos de la Administración Pública, Legis, 1999.

4.  Ley 80 de 1993, artículo 29: "(...) Ofrecimiento mas favorable es aquel que teniendo en cuenta los factores de escogencia, tales como cumplimiento, experiencia, organización, equipos, plazo, precio y la ponderación precisa, detallada y concreta de los mismos, contenida en los pliegos de condiciones o términos de referencia en el análisis previo a la suscripción del contrato (...)"

5. ESCOBAR GIL, Rodrigo, Teoría General de los Contratos de la Administración Pública, Legis, 1999.

6. Ley 80 de 1993, artículo 22.1

7. Corte Constitucional, sentencia T-096 A / 95, Magistrado Ponente: Vladimiro Naranjo Mesa.
La anterior sentencia se encuentra complementada con la jurisprudencia del 8 de mayo de 2000, expediente Expediente T-264778, Magistrado Ponente: Favio Morón Diaz, en la cual se manifestó: "Por otra parte, también debe la Corte recordar su doctrina en cuanto a que la temporalidad de los datos no puede ser indefinida, luego, los datos negativos no tienen vocación de perennidad, por lo que, una vez el ciudadano se ha puesto al día en sus obligaciones, debe merecer un tratamiento favorable en el sentido de que se le borren los datos negativos de los archivos de los bancos de datos, por no corresponder a la verdad o no ser actuales.
"En este orden de ideas, los datos caducan y una vez producida la caducidad deben ser borrados del correspondiente sistema, de modo definitivo, conforme lo ha sostenido esta Corte entre otras sentencias, en la SU-082 y SU-089, ambas de 1995 (M.P. Dr. Jorge Arango Mejía)."
"En efecto, en cuanto al término de caducidad, en la sentencia SU-082 de 1º de marzo de 1995, la Corporación hizo mención sobre el plazo prudencial de la siguiente manera: "el cual se establece en dos años para los pagos voluntarios y en cinco años para los pagos forzados", pero expresamente se exceptúa el caso en que la mora haya sido inferior a un año, caso en el cual "el término de caducidad será igual al doble de la misma mora".

8. Corte Constitucional, sentencia SU- 089/95, Magistrado Ponente Jorge Arango Mejía

9.  Ibídem

10.  1- Corte Constitucional. Sala Plena. Sentencias Nos. SU-082/95 y SU-089/95, magistrado ponente Jorge Arango Mejía

      2- Corte Constitucional, sentencia No. T-096 A,/95 magistrado ponente Vladimiro Naranjo Mesa

      3- Corte Constitucional, sentencia No. T097/95, magistrado ponente, José Gregorio Hernández Galindo

11.  Corte Constitucional, sentencia No. T097/95, magistrado ponente, José Gregorio Hernández Galindo