Concepto 00041890 del 28 de Julio de 2000

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Santa Fe de Bogotá, 

Apreciado doctora:

Damos respuesta a su solicitud de la referencia mediante la cual nos consulta diversos aspectos relacionados con el procedimiento que deben adoptar las cámaras de comercio frente al registro de formularios de matrícula mercantil que presenten tachaduras o enmendaduras. Al respecto, nos permitimos comunicarle lo siguiente:

1. Formularios de matrícula mercantil

Aún cuando corresponde a las cámaras de comercio adelantar el registro mercantil conforme a lo dispuesto en la ley, se ha dispuesto que sea la Superintendencia de Industria y Comercio quien determine los libros necesarios para el cumplimiento de dicha finalidad, así como la forma en que deberán efectuarse las inscripciones, y en general, se le faculta para impartir las instrucciones que tiendan al perfeccionamiento de la institución(1).

En desarrollo de la anterior atribución, esta Superintendencia ha dispuesto que la matrícula del comerciante y del establecimiento de comercio, así como su renovación, deberá efectuarse mediante la presentación del formulario respectivo, debidamente diligenciado(2). Para tal efecto, la Confederación de Cámaras de Comercio –CONFECAMARAS- elaboró un modelo de formulario de matricula mercantil o renovación de establecimientos de comercio, en el cual expresamente se advierten varios aspectos para su correcto diligenciamiento, entre los que merece destacar la observación conforme a la cual: "no se aceptan tachones o enmendaduras".

La aludida exigencia corresponde a la necesidad de proporcionar seguridad y certeza a las declaraciones que se consignen en el mencionado registro, atendiendo primordialmente a su carácter de público(3). Como se recordará, el registro mercantil constituye un sistema público de depósito de documentos que se surte ante la cámara de comercio competente, con el fin de producir la oponibilidad de las relaciones jurídicas que emanen de dichos documentos y los demás efectos previstos en la ley(4).

El registro como sistema público implica que la totalidad de documentos y actuaciones que en él reposan puedan ser conocidas por cualquier persona, logrando un estado de cognoscibilidad general a partir del cual sea posible la verificación de hechos o actos jurídicos que interesen a la colectividad. Es por ello que, se faculta a los particulares para conocer en cualquier momento los asientos hechos en el registro, pudiendo inclusive solicitar copia de sus archivos y la expedición de certificaciones relacionadas con las inscripciones(5).

Así las cosas, la confianza y credibilidad en aquellos actos que por su naturaleza están llamados a tener una vocación pública, resulta indispensable y en tal sentido habrá de preservarse impidiendo cualquier situación que resulte adversa para la consecución de este cometido. En este sentido, consideramos que las cámaras de comercio se encuentran facultadas para exigir que el diligenciamiento de los formularios se realice de acuerdo con las instrucciones que han sido impartidas, pudiendo en consecuencia, abstenerse de llevar a cabo el registro de aquellos formularios que no ofrezcan las condiciones o garantías suficientes de certeza y seguridad jurídica.

Bajo este entendido, las cámaras de comercio están facultadas para no registrar aquellos formularios que presente tachaduras o enmendaduras en su texto, pues de un parte, tal circunstancia implica el desconocimiento de una instrucción precisa y clara dada para el efecto, y de otra, resta seguridad jurídica a las declaraciones en él consignadas.

Pese a lo anterior, sí por algún descuido involuntario de la respectiva cámara fuere admitido un formulario de inscripción que presente tachaduras o enmendaduras, éste podrá ser recurrido por el particular que se considere lesionado con tal acto, en razón a que la decisión de autorizar el mencionado registro se habría producido justamente a través de un acto administrativo de fondo(6).

2. Veracidad de los datos vertidos en el registro mercantil.

Tal y como señalábamos en el acápite precedente, las Cámaras de Comercio previamente a la inscripción de formularios, deberán verificar si su diligenciamiento se llevó a cabo atendiendo las prescripciones impartidas. Bajo este entendido, puede afirmarse que dichos organismos realizan un estudio en cuanto a la forma más no respecto al contenido mismo de las declaraciones que se consignan, toda vez que frente a estas últimas se parte siempre del principio de la buena fe.

Ahora bien, el procedimiento a seguir en caso de encontrar adulteraciones, tachaduras o enmendaduras en los formularios, será el que corresponda de acuerdo al reglamento de la respectiva Cámara. Sin embargo, merece destacar que la solicitud de inscripción de un formulario constituye un derecho de petición en interés particular, con lo cual la administración, en este caso representada por un particular, atendiendo los principios orientadores que gobiernan las actuaciones administrativas, especialmente los de celeridad y eficacia, podría requerir al interesado a fin de que proceda a diligenciar nuevamente el formulario, pero esta vez atendiendo las instrucciones impartidas.(7)

En todo caso conviene advertir que, el requerimiento que efectúe la cámara constituye un acto administrativo de trámite y no de fondo, pues este último tendrá lugar sólo cuando se haya decidido la procedencia de la inscripción solicitada. Así las cosas, el acto a través del cual se requiere al interesado para el correcto diligenciamiento del formulario no será susceptible de recurso, por cuanto se trata de un acto simple de trámite(8).

Finalmente, debemos recordar que de conformidad con lo dispuesto por estatuto mercantil,(9) en caso de establecer la posible ocurrencia de falsificaciones en las declaraciones o documentos suministrados, deberá elevarse el correspondiente denuncio ante las autoridades competentes.

En los anteriores términos esperamos haber absuelto su consulta con el alcance y efectos que atribuye el artículo 25 del código contencioso administrativo.

Atentamente, 

CARMEN LIGIA VALDERRAMA ROJAS
Jefe Oficina Asesora Jurídica

1.  Código de comercio; artículo 27.

2.  Resolución 1072 de 1996; artículo 2.

3.  Código de comercio; artículo 26.

4.  Consagra el numeral 4 del artículo 29 del código de comercio que "...los actos y documentos sujetos a registro no producirán efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción".

5.  Tomado de la obra "Las Cámaras de Comercio y el Registro Mercantil" de Jorge Hernán Gil Echeverri, publicado por Ediciones Librería del Profesional", 1994, págs. 89-90.

6.  Código contencioso administrativo, artículo 50 y ss.; código de comercio; artículo 94 y decreto 2153 de 1992; artículos 2 numeral 8 y 13 numeral 5.

7.  Código contencioso administrativo; artículo 12.

8.  Código contencioso administrativo; artículo 49.l

9.  Código de comercio; artículo 38.