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Santa Fe de Bogotá,

Apreciado señor:

Damos respuesta a su comunicación radicada bajo el número de la referencia en la cual solicita que le informemos si debe registrar sus libros de comercio y si el no cumplir con éste deber, es suficiente para que la cámara de comercio correspondiente lo retire como uno de sus afiliados, para lo cual nos permitimos comunicarle que si bien está entre sus deberes como comerciante llevar a cabo el registro de sus libros de comercio, el incumplimiento del mismo no genera como sanción su retiro de los afiliados a la cámara de comercio de Honda. Lo anterior si se tienen en cuenta las siguientes consideraciones:

El código de comercio establece para los comerciantes una serie de deberes, entre los que se encuentran el registrar los libros sobre los que se exija dicha formalidad(1), igualmente dicho código hace referencia a la exigencia del registro de los libros de comercio en el artículo 28(2).

Dicho registro debe sujetarse a lo previsto por el artículo 39 del código de comercio, el cual señala cuál es el procedimiento que debe seguir un comerciante para registrar sus libros de comercio. Por otro lado las cámaras de comercio, ajustándose a lo establecido por la resolución 1072 de 1996, emitida por esta Entidad, deben llevar a cabo dicho registro en el libro VII.

Cuando el artículo 19 establece como obligación de los comerciantes inscribir los libros de comercio ante la cámara de comercio respectiva, debe entenderse que no hay excepciones por considerar que es un pequeño comerciante, por lo tanto todo comerciante debe cumplir con esta obligación, y para hacerlo de forma debida deberá sujetarse a lo previsto en el artículo 28, antes mencionado.

Igualmente, es importante recordarle que el registro de sus libros de comercio debe llevarse a cabo en debida forma, lo que le permitiría demostrar en cualquier momento la veracidad de la contabilidad que se está llevando en su establecimiento, puesto que existen normas que requieren del cumplimiento de tal requisito para que dichos libros puedan ser utilizados como prueba(3).

En consecuencia, sin importar el tamaño de su establecimiento, es su obligación como comerciante llevar a cabo el registro de los libros de contabilidad.

Si bien es cierto uno de los deberes del comerciante es registrar los libros de comercio, puesto que la ley exige dicha formalidad, la cámara de comercio no tiene facultades legales para sancionar al comerciante por no llevar a cabo esta inscripción.

De otra parte, debe tener en cuenta que la calidad de registrado es diferente de la calidad de afiliado, puesto que el registrarse es un deber legal(4) que debe ser cumplido por todo comerciante, mientras que el afiliarse es un acto voluntario, que se sujeta a los estatutos de las cámaras de comercio.

En el caso que nos ocupa, los estatutos de la Cámara de Comercio de Honda señalan en el capítulo VIII todo lo referente a los afiliados.

De acuerdo con el artículo 32 de los mencionados estatutos, un comerciante puede perder la calidad de afiliado por cuatro razones:

- Por renuncia aceptada

- Por no atender el pago de sus cuotas dentro de los tres meses siguientes a su vencimiento

- Por haber sido condenado, al incurrir en cualquier de los delitos determinados en el artículo 16 del código de comercio

- Por cancelación de la inscripción o matrícula como comerciante.

En conclusión, un comerciante no pierde su calidad de afiliado a la Cámara de Comercio de Honda por no registrar sus libros de comercio.

No obstante lo anterior, le recordamos que es un deber de todo comerciante registrar sus libros de comercio, por lo tanto usted debe cumplir con el mismo, ya que a pesar de no existir una sanción a cargo de la cámara de comercio, si sus libros no se encuentran registrados, no pueden ser tomados como prueba valida a su favor en un eventual litigio.

Para obtener información sobre aspectos relacionados con el desarrollo de nuestras funciones puede dirigirse a nuestra página de Internet. www.sic.gov.co

En los términos anteriores damos respuesta a su solicitud con el alcance previsto en el artículo 25 del código contencioso administrativo.

Atentamente, 

CARMEN LIGIA VALDERRAMA ROJAS
Jefe Oficina Asesora Jurídica

1.  Código de comercio, artículo 19: "Es obligación de todo comerciante:
(...) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad (...)". (negrilla fuera de texto)

2.  Código de comercio, Artículo 28, numeral 7: " Deberán inscribirse en el registro mercantil:
(...) Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles".

3.  Decreto 2649 de 1993, artículo 126: "Registro de libros. Cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.
En el caso de los libros de los establecimientos, éstos se deben registrar ante la autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento (...)".

4.  Código de comercio, artículo 28, numeral 1