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Santa Fé de Bogotá,  

Apreciado señor: 

En los siguientes términos procedemos para darle respuesta a su consulta de la referencia mediante la cual solicita se le informe si las cámaras de comercio están facultadas para exigir que en las actas que se presentan para su inscripción especifiquen la forma y antelación de la convocatoria a la reunión o si es suficiente con que en éstas se afirme que la convocatoria se efectuó de acuerdo con las disposiciones legales y estatutarias. Igualmente nos referimos a sus interrogantes referentes a las sociedades sin ánimo de lucro en cuanto a la normatividad que les es aplicable en materia de sus actos registrables, en los siguientes términos:

El artículo 189 del código de comercio establece que las decisiones tomadas por la junta de socios o por la asamblea deben constar en actas aprobadas por el órgano social, o por las personas designadas para tal efecto, las cuales deben estar firmadas por el presidente y el secretario. El citado artículo indica que en dichas actas debe indicarse la forma en que hayan sido convocados los socios.

Igualmente señala la norma en mención que: " La copia de esas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos(1) que consten en ellas mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas."

De acuerdo con la presunción de veracidad de las actas establecida en la norma citada(2), el contenido de las actas suscritas por el presidente y el secretario de la reunión se tiene por cierto(3). Esta presunción de veracidad de las actas no opera únicamente en relación con las decisiones de la reunión que en ellas conste, sino también cobija los demás hechos contenidos en ellas, entre otros la existencia de la reunión por haber sido válidamente convocada y contar con el quórum reglamentario(4).

De acuerdo con lo anterior, para efectos de especificar la forma en que se realizó la convocatoria a la reunión, es suficiente con afirmar en el acta que ésta se efectuó conforme a lo establecido por la ley y los estatutos sociales.

Al señalar que la copia del acta debidamente suscrita será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, ésta presunción de veracidad implica que las cámaras de comercio deben efectuar la inscripción del acta en la cual se exprese la forma en que convocó a la reunión, incluso cuando se limite a afirmar que la citación se hizo conforme a los estatutos. Lo anterior si se tiene en cuenta que al hacer dicha afirmación se entiende que la forma de realizar la convocatoria fue la señalada por la ley y por los estatutos, constancia de ello dejan el presidente y el secretario de la reunión al suscribir y firmar el acta respectiva en tal sentido.

En el evento de pretenderse desvirtuar esta presunción debe efectuarse el trámite de impugnación de las de las actas(5) contemplado en el artículo 191 del código de comercio(6). En consecuencia, no obstante el registro de las actas, éstas son impugnables si se configuran los presupuestos legales del citado artículo 191 del código de comercio.

Ahora bien, para efectos del control que realizan las cámaras de comercio sobre los actos o documentos que se le presentan para su registro, en virtud del cual solo pueden abstenerse de registrar cuando estén autorizadas para ello por la ley y de acuerdo con las instrucciones impartidas por esta Superintendencia(7), es indispensable que en las actas se indique al menos que la convocatoria se hizo conforme a las disposiciones legales y estatutarias y en caso de omitirse este requisito debe rechazar si el documento conforme al ya citado artículo 189 del código de comercio.

• De acuerdo con el artículo 633 del código civil(8) las personas jurídicas sin ánimo de lucro se clasifican en personas jurídicas de naturaleza asociativa y personas jurídicas de naturaleza fundacional. Las de naturaleza asociativa son el resultado de la voluntad de una pluralidad de personas y las de naturaleza fundacional no tienen base personal y están dotadas de medios patrimoniales para el logro de un fin prolongado en el tiempo(9).

El régimen general de este tipo de personas jurídicas es el contemplado en los artículos 633 y siguientes del código civil.

De acuerdo con el tratadista Alvaro Tafur, "es necesario tener presente la naturaleza de la actividad que desarrolle o pretenda desarrollar la entidad. Según sus características e incidencia social – ya se trate de actividades de interés general o que puedan calificarse propiamente como de servicio público -, la entidad estará sujeta, en menor o mayor medida, a reglamentaciones especiales que condicionan, su creación, su organización, funcionamiento, prerrogativas especiales en sus relaciones con terceros y las relaciones con las autoridades estatales.(10)"

Es así como en materia de ineficacias de las decisiones tomadas por los órganos de la entidad, debe atenderse a las disposiciones legales aplicables a la entidad de acuerdo con su naturaleza y a falta de éstas a las estatutarias.

En consecuencia, no es posible la aplicación para las entidades sin ánimo de lucro, de las ineficacias consagradas en el código de comercio para las sociedades comerciales porque éstas, dada su naturaleza restrictiva y taxativa, no son susceptibles de aplicación analógica o por extensión(11).

• Ahora bien, en relación con la normatividad aplicable a las entidades sin ánimo de lucro en materia de control formal de la convocatoria de reuniones de los órganos sociales debe aplicarse el decreto 2150 de 1995.

El artículo 42 del citado decreto 2150 de 1995 dispone en relación con las entidades sin ánimo de lucro: "Inscripción de estatutos, reformas, nombramientos de administradores, libros, disolución y liquidación. Los estatutos y sus reformas, nombramientos de administradores, los libros, la disolución y liquidación de las personas jurídicas formadas según lo previsto en este capítulo, se inscribirán en la cámara de comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la persona jurídica en los mismos términos, derechos y condiciones previstos para el registro de actos de las sociedades comerciales."

"Para la inscripción de nombramientos de administradores y revisores fiscales se requerirá la aceptación previa de las personas designadas":

Por su parte el decreto 427 de 1996 que reglamentó el registro de las personas jurídicas sin ánimo de lucro en su artículo 10 establece: "Verificación formal de los requisitos. Para la inscripción del documento de constitución de las entidades de que trata este decreto, las cámaras de comercio verificarán el cumplimiento formal de los requisitos previstos en el artículo 1 del presente decreto"(12).

Para efecto de la inscripción de los demás actos y documentos de las entidades sin ánimo de lucro, las cámaras de comercio deberán constatar el cumplimiento de los requisitos formales para su procedencia, en la misma forma establecida en el código de comercio para las sociedades comerciales.

Las entidades de naturaleza cooperativa, los fondos de empleados y las asociaciones mutuales, inscribirán en las cámaras de comercio sus demás actos de acuerdo con las normas especiales que los regulan."

De acuerdo con las disposiciones anteriores, por remisión expresa del artículo 10 del decreto 427 de 1996, en materia de inscripción de las actas que contengan decisiones de los órganos sociales de las entidades sin ánimo de lucro, no sujetas a un régimen excepcional, de acuerdo con lo establecido en su artículo 2(13), deben aplicarse las disposiciones de la ley comercial y las estatutarias y en consecuencia el alcance del control de las cámaras de comercio sobre la convocatoria es el ya señalado en el punto número uno.

Para obtener información sobre aspectos relacionados con el desarrollo de nuestras funciones puede dirigirse a nuestra página de internet www.sic.gov.co.

De esta manera resolvemos la consulta formulada en los términos del artículo 25 del código contencioso administrativo.

Atentamente, 

CARMEN LIGIA VALDERRAMA ROJAS
Jefe Oficina Asesora Jurídica

1.  De acuerdo con el artículo 189 del código de comercio, obligatoriamente, uno de los hechos que debe constar en el acta, es la indicación de la forma como se efectuó la convocatoria.

2.  Esta norma está ubicada en el código de comercio dentro del capítulo referente al contrato de sociedad en general, en consecuencia se aplica a todas las formas societarias,

3.  GIL, Jorge Hernán. NUEVO REGIMEN SOCIETARIO. Pags 154 y ss. Ediciones Librería del Profesional. 1996.

4.  PINZON, Gabino. SOCIEDADES COMERCIALES. VOL. 1. TEORIA GENERAL. Quinta Edición. . Editorial Temis.1988. Pág. 194 señala: "Dadas las importantes funciones que corresponden a la asamblea general, es necesario que quede una historia escrita de las deliberaciones , que sirva de recordatorio y de prueba de los actos adoptados. Y es necesario, desde luego, que quede en alguna forma constancia fidedigna de que esos acuerdos han sido aprobados en verdaderas reuniones de asamblea y con sujeción a las prescripciones estatutarias y legales sobre quórum y mayorías decisorias. Por eso se ha establecido en el artículo 189 del Código de Comercio que "las decisiones de la junta de socios o la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además de la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso". De esta manera es como las actas pueden dar fe, a un mismo tiempo, de varias cosas igualmente importantes: de que ha habido verdadera asamblea, por haber sido debidamente convocada y por haberse reunido el quórum fijado en los estatutos o en la ley; de que las decisiones adoptadas, que deben insertarse o expresarse en el texto de las actas, son válidas por no exceder los límites del contrato social; y de que las decisiones son así mismo válidas por haber sido aprobadas con la mayoría decisoria prevista también en el contrato social o en las leyes."

5.  GIL. Op. Cit. Pág. 162

6.  Código de comercio artículo 191: "Los administradores, los revisores fiscales y los socios ausentes o disidentes podrán impugnar las decisiones de la asamblea o de la junta de socios cuando no se ajusten a las prescripciones legales o los estatutos.
La impugnación solo podrá ser intentada dentro de los dos meses siguientes a la fecha de la reunión en la cual sean tomadas las decisiones, a menos que se trate de acuerdos o actos de la asamblea que deban ser inscritos en el registro mercantil, caso en el cual los dos meses se contarán a partir de la fecha de la inscripción.
Gabino Pinzón en su obra citada, pág. 196 refiriéndose al alcance de esta acción de impugnación señala: "En estricta técnica esas acciones no deberían ser procedentes sino en los casos de nulidad de las decisiones de la asamblea; la ineficacia y la inoponibilidad deberían ser, por su parte, mas bien objeto de simples excepciones. Porque los acuerdos de asamblea meramente aparentes, como las no convocadas debidamente o las llevadas a cabo sin el quórum del caso, son ineficaces, según lo previsto en el artículo 190 del Código de Comercio; y la ineficacia no requiere declaración judicial, al tenor del artículo 897 del mismo Código; a su vez los acuerdos que no tengan carácter general son inoponibles a los socios ausentes o disidentes, conforme a ese mismo artículo 190, es decir no producen efectos contra tales socios. Pero en el artículo 191 del mismo Código se da expresamente a los socios ausentes o disidentes la acción de impugnación, esto es la consagra también para el caso de simple inoponibilidad de los acuerdos: y se la consagra en general para todos los casos en que "no se ajusten a las prescripciones legales o a los estatutos ", entre los cuales caben no solamente los de nulidad, como cuando las decisiones rebasan los límites de los estatutos o se adoptan sin los votos necesarios, sino también los casos de ineficacia como cuando no hay asamblea por falta de convocación o quórum."

7.  Circular 14 de 1996 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

8.  Código civil artículo 633: "Se llama persona jurídica una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y extrajudicialmente.
Las personas jurídicas son de dos especies: corporaciones y fundaciones de beneficencia pública.
Hay personas jurídicas que participan de uno u otro carácter."
De acuerdo con jurisprudencia de la sala de negocios generales del Consejo de Estado de agosto 21 de 1940 el artículo 633 del código civil "no habla a las sociedades civiles o comerciales con ánimo de lucro, porque ellas obedecen a reglas distintas de las establecidas en el artículo 633 y siguiente. Por eso las referidas disposiciones únicamente contemplan las corporaciones y fundaciones."

9.  TAFUR GALVIS. Alvaro. Las personas jurídicas sin ánimo de lucro y el Estado. Editorial Temis. 1990. Pág. 17.

10.  Ibidem. Pág. 30.

11.  Artículo 8 ley 153 de 1887. "Cuando no haya ley exactamente aplicable al caso controvertido, se aplicarán las leyes que regulen casos o materias semejantes, y en su defecto la doctrina constitucional y las reglas generales de derecho".
VALENCIA ZEA, Arturo. Derecho civil, parte general y personas. Editorial Temis, Bogotá, 1984, 10 edición. "Se estima como ilegítimo el empleo de la analogía cuando se trata de sanciones. Nuestro orden jurídico ha aceptado como regla fundamental el postulado de que sin texto legal claro y preciso no puede existir sanción. Este postulado tiene vigencia no sólo en el derecho penal (nulla poena sine lege), sino también en el derecho civil. En general es sanción todo perjuicio que haya de sufrir uno de los contratantes..."

12.  Artículo 1 decreto 427 de 1996. "Registro de las personas jurídicas sin ánimo de lucro. Las personas jurídicas de que tratan los artículos 40 a 45 y 143 a 148 del decreto 2150 de 1995 se inscribirán en las respectivas cámaras de comercio en los mismos términos, con las mismas tarifas y condiciones previstas para el registro mercantil de los actos de las sociedades comerciales......"

13.  Artículo 2 decreto 427 de 1996. "Conforme a lo dispuesto por los artículos 40 a 45 y 143 a 148 del decreto 2150 de 1995, se registrarán en las cámaras de comercio las siguientes personas jurídicas sin ánimo de lucro:

1. Juntas de acción comunal
2. Entidades de naturaleza cooperativa
3. Fondos de empleados
4. Asociaciones mutuales, así, como sus organismos de integración
5. Instituciones auxiliares del cooperativismo
6. Entidades ambientalistas
7. Entidades científicas, tecnológicas, culturales e investigativas
8. Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida y vecinos, diferentes a los contemplados en el numeral 5 del artículo siguiente
9. Instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar familiar
10. Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales
11. Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indígenas
12. Gremiales
13. De beneficencia
14. Profesionales
15. Juveniles
16. Sociales
17. De planes y programas de vivienda
18. Democráticas, participativas, cívicas y comunitarias
19. Promotores de bienestar social
20. De egresados
21. De rehabilitación social y ayuda a indigentes, drogadictos e incapacitados, excepto las del numeral 1 del artículo siguiente
22. Asociaciones de padres de familia de cualquier grado
23. Las demás organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones y entidades privadas sin ánimo de lucro no sujetas a excepción."