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010/
Santa
Fe de Bogotá,
| Asunto: | Radicación | 00052580 |
| Trámite | 113 |
| Actuación | 440 |
| Folios | 04 |
Apreciado
doctor: Damos respuesta
a su solicitud de la referencia para informarle que en criterio de esta Entidad
la exigencia conforme a la cual es necesaria la presencia de un funcionario de
la cámara de comercio en el acto de reproducción de documentos que realicen los
comerciantes, resulta igualmente aplicable a las entidades sin ánimo de lucro.
Lo anterior teniendo en cuenta los siguientes argumentos: 1.
Reproducción de documentos. En
los términos dispuestos por el estatuto mercantil,[1] los libros y papeles de
comercio deberán conservarse cuando menos por diez años, al cabo de los cuales
podrán destruirse por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico
se garantice su reproducción exacta. De igual manera se ha establecido que, ante
la cámara de comercio del lugar donde fueron registrados los libros se verificará
la exactitud de la reproducción, dejando acta de los libros y papeles que fueron
destruidos. En desarrollo
de la anterior previsión, señala el decreto reglamentario 2649 de 1993[2] que
tratándose de comerciantes, para el diligenciamiento del acta de destrucción de
los libros y papeles deberá acreditarse ante la cámara de comercio, por cualquier
medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias. A
este respecto, previene el decreto 2620 de 1993[3] que los comerciantes para la
utilización de medios técnicos a que hemos venido haciendo referencia, deberán
contar con la presencia de un funcionario de la cámara de comercio, a fin de que
mediante acta deje constancia de los libros y papeles que han sido reproducidos,
así como de la exactitud de los mismos. El
especial interés porque la reproducción de libros y papeles se lleve a cabo de
manera fidedigna en buena parte corresponde a que la mayor parte de tales documentos
han sido inscritos en el registro mercantil, ya que como se recordará, el comerciante
está obligado a inscribir aquellos actos, libros y documentos respecto de los
cuales la ley exige tal formalidad,[4] a fin de revestirlos de publicidad y oponibilidad
frente a terceros.[5] Igualmente, el carácter probatorio que revelan los libros
y papeles de comercio constituye otro aspecto que torna vital el adecuado proceso
de reproducción, pues por disposición legal constituyen plena prueba en las cuestiones
mercantiles que sean debatidas, judicial o extrajudicialmente.[6] Así
las cosas, es claro que la reproducción de documentos revela por razones de diversa
índole un acto de especial interés, de ahí justamente que el ordenamiento disponga
que su realización deba llevarse a cabo en presencia de un funcionario de la respectiva
cámara de comercio, que certifique la observancia del procedimiento establecido.
En este sentido se ha dicho que, “...transcurrido el lapso de diez
años, puede si se quiere, procederse a la destrucción de aquéllos, siempre que
se garantice su reproducción ‘por cualquier medio técnico adecuado’
(...). En esta hipótesis, los libros y papeles microfilmados, con las formalidades
legales, tienen el mérito probatorio de los originales”.[7] “Adicionalmente,
en el evento de que el comerciante acuda al sistema mencionado para efectos de
garantizar la reproducción exacta de los libros y papeles y poder proceder a su
destrucción debe acudir a la cámara de comercio donde los tuviere registrados
con el fin de que ésta verifique la exactitud de la reproducción lo cual obviamente
exige la confrontación entre el original y la copia”. 2.
Aplicación de normas a entidades
sin ánimo de lucro El
ordenamiento legal no determina expresamente si la presencia de un funcionario
de la cámara de comercio es necesaria en el acto de reproducción de documentos
de entidades sin ánimo de lucro. Sin embargo y teniendo en cuenta que,
los argumentos y criterios expuestos en relación a la reproducción de documentos
de comerciantes resultan en la misma medida aplicables para el caso objeto de
análisis, la exigencia en comento, esto es, la de contar con la presencia de un
representante de la correspondiente cámara, será también aplicable cuando quiera
que se pretenda llevar a cabo la reproducción de libros y papeles de entidades
sin ánimo de lucro. En
efecto, por disposición de la ley 153 de 1887[8] “cuando no haya ley exactamente
aplicable al caso controvertido, se aplicarán leyes que regulen casos o materias
semejantes...”. El anterior principio integrador del derecho, normalmente
conocido como analogía o argumento a simili, supone a criterio de la Corte Suprema
de Justicia las siguientes condiciones ineludibles: “a) que no haya ley exactamente
aplicable al caso controvertido; b) que la especie legislada sea semejante a la
especie carente de norma, y c) que exista la misma razón para aplicar a la última
el precepto estatuido respecto de la primera. “Destacando
el último de los presupuestos anotados, dice un crítico en la materia: el argumento
a simili ‘consiste en aplicar a un caso no previsto la regla establecida
para otro caso semejante, porque la razón para decidir es una misma... En todo
caso se necesita, como se ve que haya fundamento para razonar de una misma manera
en ambos casos, o sea que exista un mismo motivo de decisión (...).” (el
subrayado no hace parte del texto original) En
este contexto, consideramos que los presupuestos establecidos respecto a la aplicación
de la analogía como principio integrador del derecho se hacen patentes en el caso
que ocupa nuestra atención, toda vez que no hay una norma expresa que señale si
la reproducción de documentos de entidades sin ánimo de lucro debe efectuarse
ante un funcionario de la cámara; existe además un caso similar, el de reproducción
de documentos del comerciante, en el que sí se establece la concurrencia de un
representante de cámara, y finalmente, las razones en que tiene sustento este
último caso son perfectamente aplicables al caso de entidades sin ánimo de lucro
toda vez que sus documentos también son susceptibles de inscripción en el registro
y además tienen la virtuosidad de constituir plena prueba de los hechos que incorporan.[9] Bajo
este entendido, concurren los supuestos necesarios para hacer una aplicación analógica
de las normas a que hemos venido haciendo referencia, y en tal sentido, exigir
su observancia a las entidades sin ánimo de lucro que pretendan realizar una reproducción
de sus documentos a través de medios técnicos. Lo
anterior cobra fuerza si consideramos que el mismo decreto 266 de 2000[10] ha
consagrado una remisión de normas en relación al registro mercantil de los actos
y documentos de las personas jurídicas, al disponer que “los estatutos y
sus reformas, los nombramientos de administradores, los libros, la disolución
y la liquidación ... se inscribirán en la Cámara de Comercio con jurisdicción
en el domicilio principal de la persona jurídica en los mismos términos, derechos
y condiciones previstos para el registro de actos de las sociedades comerciales”.
(el subrayado no hace parte del texto original) 3.
Conclusión A
pesar que la exigencia de contar con la presencia de un funcionario de la cámara
de comercio en el acto de reproducción de documentos se ha establecido para el
caso de comerciantes, concurren los supuestos necesarios para aplicar analógicamente
tales previsiones a las entidades sin ánimo de lucro que se encuentren bajo esas
circunstancias específicas. En
los anteriores términos esperamos haber absuelto su consulta con el alcance que
le atribuye el artículo 25 del código contencioso administrativo. Atentamente, CARMEN
LIGIA VALDERRAMA ROJAS
Jefe Oficina Asesora Jurídica
[1] Código de comercio; artículo 60. [2]
Decreto 2649 de 1993; artículo 134, inciso 3. [3]
Decreto 2623 de 1993; artículo 3. [4]
A este respecto, encontramos por ejemplo, que el artículo 28 del código de comercio
consagra que deberán inscribirse en el registro mercantil: los libros de contabilidad,
los de registro de accionistas, los de actas de sus órganos societarios; los embargos
y demandas civiles; la constitución, adiciones o reformas estatutarias; la designación
de representantes legales y su remoción, entre otros. [5]
Código de Comercio; artículos 29, numeral 4 y 901. [6]
Ibídem. Artículo 68. [7] Consejo de
Estado, concepto de agosto 19 de 1981, radicación No. 1566, Magistrado Ponente
Dr. Osvaldo Abello Noguera. [8] Ley
153 de 1887; artículo 8. [9] De acuerdo
con el artículo 40 del decreto 2150 de 1992, las entidades sin ánimo de lucro
formaran una persona distinta de sus miembros o fundadores individualmente considerados,
a partir de su registro en la cámara de comercio respectiva. [10]
Decreto 266 de 2000; artículo 123. | 
