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Bogotá, D.C.

Asunto             Radicación       03053784
                        Trámite             113
                        Actuación         440
                        Folios              003

Estimada doctora:

Damos respuesta a su comunicación radicada bajo el número del asunto, de la manera que sigue:

1. Actas de junta directiva

El Consejo de estado ha manifestado que "Son libros de comercio, que no de contabilidad, el de actas de asamblea o juntas de socios (C.Co., art. 189, 195 y 431), el de registro de acciones (C.Co., arts 195 y 406), el libro de registro de socios en la limitada (C.Cco., art.361), el libro de navegación o bitácora; el libro de campana u órdenes a las máquinas (C.Co., art. 1501, num 17)

(...)

"El ibro de actas, que como lo indican las normas antes citadas y a diferencia de lo antes expuesto, tiene por finalidad exclusiva la de dar testimonio de todo lo acaecido en las reuniones del órgano máximo de dirección de las sociedades, esto es, la asamblea general de accionistas (para las sociedades anónimas y en comandita por acciones) o la junta de socios (para las demás sociedades), y del órgano de gestión o administración de la sociedad, representado en la junta directiva. Estos libros son el relato histórico, no cifrado, de aspectos administrativos, económicos, jurídicos y de todo cuanto tiene que ver con el desarrollo del objeto social de la empresa." [1]

2. Reserva de las actas de reuniones de junta directiva

El código de Comercio en su artículo 61 consagra que "los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente", por lo tanto, los documentos que hacen parte de los libros y papeles del comerciante gozan del derecho de reserva. (Subrayado fuera de texto)

La reserva que señala la ley se aplica para "las actas de las reuniones del máximo órgano social o de juntas directivas, toda vez que éstas son documentos que emanan de los libros que para este efecto debe llevar la sociedad." [2]

Ahora bien, la reserva no es absoluta ya que el artículo 63 del Código de comercio, en concordancia con el artículo 15 de la Constitución Nacional , dispone que los funcionarios de las ramas jurisdiccional y ejecutiva del poder público, puedan ordenar de oficio, la presentación o examen de los libros y papeles del comerciante en los siguientes eventos:

•  "Para la tasación de los impuestos a fin de verificar la exactitud de las declaraciones

•  Para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedades mercantiles y las instituciones de utilidad común

•  En los procesos civiles de conformidad con las normas del Código de procedimiento Civil."

Adicionalmente, el código de Comercio prevé la exhibición y examen general de los libros y papeles de un comerciante, en virtud de orden judicial dictada de oficio o a instancia de parte, en los casos de liquidación obligatoria y de liquidación de sucesiones, comunidades y sociedades [3]; en eventos distintos de los anteriores y en cumplimiento de orden judicial proferida a petición de parte legítima[4] , dicha exhibición y examen se limitará a los libros y papeles que se relacionen en la controversia.

3. Carácter público del registro

Conforme al artículo 26 del Código de Comercio [5] y la Circular Externa No. 10 de 2001 proferida por la Superintendencia de Industria y Comercio, el registro mercantil que prestan las cámaras de comercio es público y en consecuencia, cualquier persona puede examinar los libros y archivos en que fuere llevado el registro, tomar nota de sus asientos o actos y obtener copia de los mismos. Así las cosas, en tratándose de actas de junta directiva, si éstas se hallan registradas en el registro mercantil por contener actos sometidos a la formalidad registral, cualquier persona puede solicitar y obtener copia de ellas.

Finalmente, le manifestamos que las cámaras de comercio, cumplen funciones públicas relacionadas con el registro mercantil, por lo tanto, según lo establecido por el artículo 1 del Código Contencioso Administrativo, están sujetas a la aplicación de la parte primera de dicho código.[6]

En este sentido, y de conformidad con lo consagrado en el artículo 19 del Código Contencioso Administrativo "toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional", consecuentemente con lo anterior, las cámaras de comercio están obligadas de los documentos relacionados con el desarrollo de sus funciones administrativas, salvo en los casos en que los documentos estén sujetos a reserva legal según la Constitución Nacional o la ley, circunstancia en la cual deberá señalarse expresamente al peticionario la norma que le otorga la calidad de reservados a los documentos solicitados.

En los anteriores términos damos respuesta a su consulta con el alcance previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

Para obtener mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y de las normas objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra página de Internet www.sic.gov.co Adicionalmente en la pestaña de normatividad encontrará todos los conceptos emitidos por esta Superintendencia y podrá servirse del índice temático de normas y conceptos.

Atentamente,

PIEDAD CONSTANZA FUENTES RODRÍGUEZ
Jefe Oficina Asesora Jurídica

 

Proyectó: Pilar Ortiz O.

 

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[1] Consejo de Estado, sección cuarta, sentencia de octubre 9 de 1998, rad. 9069. M .P Daniel Manrique Guzmán

[2] Superintendencia de Sociedades, Oficio 220-39804 de julio de 1997.

[3] Código de Comercio, artículo 64.

[4] Ibídem, artículo 65

[5] Ibídem, artículo 26 "El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad.

El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos los actos y obtener copias de los mismos." (subrayado fuera de texto)

[6] Código Contencioso Administrativo, artículo 1 "Campo de aplicación. Las normas de esta parte primera del código se aplicarán a los órganos, corporaciones y dependencias de las ramas de poder público en todos los órdenes, a las entidades descentralizadas, a las Procuraduría General de la Nación y Ministerio Público, a la Contraloría General de la República y contralorías regionales, a la Corte Electoral y a la Registraduría Nacional del Estado Civil, así como a las entidades privadas, cuando unos y otras cumplan funciones administrativas. Para los efectos de este código, a todos ellos se les dará el nombre genérico de "autoridades."..."