Concepto 02012113 del 28 de Febrero de 2002

Bogotá, D.C.

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Asunto              Radicación        02012113
                          Trámite 113
                          Actuación          440
                          Folios               003

Estimada señora:

Damos respuesta a la petición contenida en su comunicación radicada en esta Entidad bajo el número de la referencia para informarle que, las cámaras de comercio llevarán los libros de contabilidad de conformidad con lo establecido en la ley para el efecto. Lo anterior si se tiene en cuenta los siguientes argumentos:

1. Registro de los libros de contabilidad ante las cámaras de comercio

De conformidad con lo establecido en el artículo 125 del decreto 2649 de 1993, se establece que, "los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes (...).

"Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

"1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

"2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.

"3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

"4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:   a) Conocer las transacciones individuales, cuando esta se registren en los libros de resumen en forma global;   b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;  c) Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de una y otras;  d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos, y  e) Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de  contabilidad.

"5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.

"6. Cumplir las exigencias de otras normas legales".

Como se observa, la norma señalada no determina de manera precisa los libros de contabilidad que deben llevar los comerciantes, para efectos de su registro ante las cámaras de comercio, si no que sienta los parámetros ^[1] generales sobre la información que los mismos deben contener a fin de que reflejen la historia completa y veraz de la situación monetaria del comerciante.

Así, tal y como lo ha expresado la jurisprudencia, ^[2] "El llevar la contabilidad es uno de los principales deberes que la ley le impone a algunas personas, en especial a los comerciantes. Igualmente determina la ley que la contabilidad ha de llevarse en libros, que si bien en un comienzo la propia ley se encargaba de determinarlos con precisión, en la actualidad se le da a los entes económicos obligados a llevar contabilidad libertad para establecer el número y la importancia de los mismos, a condición de que el sistema utilizado tenga valor jurídico contable y que refleje la historia completa y fidedigna de la situación económica".

En los anteriores términos damos respuesta a su consulta con el alcance previsto en el artículo 25 del código contencioso administrativo.

Para obtener mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones puede dirigirse a nuestra página de internet www.sic.gov.co

Atentamente,

MARIANA CALDERÓN MEDINA
Jefe Asesora de la Oficina Jurídica