Concepto 01061471 del 12 de septiembre de 2001

Bogotá,

010/

Estimado doctor:

Damos respuesta a la petición contenida en su comunicación radicada en esta Entidad bajo el número de la referencia para informarle lo siguientes:

1. Las cámaras de comercio no pueden negarse a tramitar la renovación de la matrícula mercantil de un comerciante o de su establecimiento de comercio en razón a sus activos ya que no existe norma que les atribuya esa facultad.

2. Esta Superintendencia no es competente para emitir conceptos respecto de los usos y costumbres de las cámaras de comercio para el ejercicio de sus funciones.

3. Las cámaras de comercio no pueden cobrar por la renovación de la matrícula mercantil valores superiores a los establecidos por la ley.

4. La base para la liquidación de las tarifas de la renovación de la matrícula mercantil del comerciante corresponde al valor de los activos declarados por el comerciante en su solicitud, dentro de los que se cuentan sus establecimientos de comercio.

5. No es necesario que el comerciante elabore mas de un formulario para renovar la matrícula mercantil de persona natural, independientemente del número de establecimientos de comercio que posea; no obstante, si debe llenar un formulario por cada establecimiento de comercio.

6. No es obligatorio que una sociedad efectúe su matrícula simultáneamente con la de su establecimiento de comercio.

Lo anterior si se tienen en cuenta los siguientes argumentos:

1. Matrícula mercantil - Renovación

De conformidad con la facultad que le otorga la Carta Política al legislador para disponer que un determinado servicio o función pública sea prestado por un particular bajo las normas que para el efecto señale, [1] las cámaras de comercio, entidades de carácter privado, corporativo y gremial, cumplen la función pública de llevar el registro mercantil y certificar sobre los documentos y actos en él inscritos, [2] por ende y para todo lo relacionado con esa función, deben ceñirse a lo que la ley establezca y no pueden abstenerse de efectuar un trámite a su cargo si la ley no las ha facultado para ello.

Así y ante la ausencia de una norma que las autorice para negarse a recibir y tramitar la renovación de la matrícula mercantil de un comerciante y su establecimiento de comercio por razón de sus activos, no pueden negarse a renovar la matrícula de un comerciante.

2. Cámaras de comercio - Procedimiento interno

De conformidad con el artículo 27 del código de comercio y el artículo 2, numeral 7, del decreto 2153 de 1992, compete a la Superintendencia de Industria y Comercio determinar los libros necesarios para el registro mercantil, la forma de hacer las inscripciones y dar los instructivos tendientes al perfeccionamiento de la institución. [3] Sin embargo, la costumbre de las cámaras de comercio para la aplicación de las disposiciones referidas no es de conocimiento de esta Entidad, de modo que, no es posible emitir un concepto al respecto.

3. Tarifas

En atención a que las normas que regulan la función pública que ejercen las cámaras de comercio son de carácter imperativo [4] y por lo tanto, deben ser acatadas sin posibilidad de efectuar por parte de sus destinatarios ninguna modificación, concluimos que, no es posible que  a su arbitrio y desconociendo la ley determinen cobrar por la renovación de la matrícula mercantil valores diferentes a los que establecen los decretos 458 de 1995 y 2569 de 1998, como lo ha dispuesto esta Superintendencia [5] señalando que los valores allí establecidos son los únicos derechos que las cámaras de comercio están autorizadas para recaudar.

4. Base para la liquidación de las tarifas de la matrícula mercantil y renovación

El decreto 458 de 1995 determinó las tarifas que los comerciantes deben pagar a las cámaras de comercio al momento de efectuar o renovar su matrícula, tomando como base el valor de los activos declarados por el comerciante en su solicitud. [6] Igualmente, hace distinción respecto de la forma en que se causan los derechos por la matrícula de los comerciantes o su renovación en el registro público mercantil [7] y los del establecimiento de comercio, [8] los primeros se liquidan con base en el valor de los activos declarados por el comerciante en su solicitud, dentro de los que obviamente se cuentan sus establecimientos de comercio y los segundos según el nivel de activos vinculados al establecimiento.

En conclusión, la base para la liquidación de las tarifas de la renovación de la matrícula mercantil del comerciante corresponde al valor de los activos declarados por el comerciante en su solicitud, dentro de los que se cuentan sus establecimientos de comercio.

5. Formularios

La ley impone la obligación a todo comerciante de inscribirse, [9] sea como persona natural o jurídica, a su vez impone el deber de renovar esa matrícula anualmente. [10] Ahora bien, como persona es una sola, un solo individuo, [11] y por lo tanto, su matrícula y renovación son una sola cada una; por ende, no debe exigírsele al comerciante elaborar mas de un formulario para renovar su matrícula mercantil como persona natural. No obstante lo anterior, si el comerciante posee varios establecimientos de comercio, debe elaborar un formulario por cada uno de ellos, toda vez que la información que le pertenece a cada uno es única, individual, como único e individual es cada establecimiento y no puede ser mezclada o confundida.

En consecuencia, si un comerciante, persona natural, tiene mas de un establecimiento de comercio, al momento de renovar su matrícula mercantil debe elaborar un formulario como persona natural y tantos formularios de establecimientos de comercio como establecimientos tenga.

6. Matrícula mercantil - Solicitud

Ahora, si bien es cierto que de conformidad con el artículo 31 del código de comercio, se establecen los plazos que tiene el comerciante, tanto persona natural como sociedad, para solicitar su matrícula y la de su establecimiento de comercio, son independientes y pueden o no coincidir, lo importante es hacer la renovación dentro del término de ley; es decir, siempre y cuando realice la solicitud de matrícula de la sociedad dentro del mes siguiente a la fecha de la escritura pública de constitución o a la del permiso de funcionamiento, según el caso; y la del establecimiento comercial, dentro del mes siguiente a la fecha en que fue abierto, se estará cumpliendo con la disposición. Sin embargo, es menester señalar que la omisión de renovar la matrícula mercantil equivale a carecer de registro, [12] luego quien no cumpla con esta obligación se hará acreedor de la sanción pecuniaria contemplada en el artículo 37 del código de comercio a cargo de esta Superintendencia.

En conclusión, no es obligatorio que una sociedad efectúe su matrícula simultáneamente con la de su establecimiento de comercio.

En los anteriores términos damos respuesta a su consulta con el alcance previsto en el artículo 25 del código contencioso administrativo.

Para obtener mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones puede dirigirse a nuestra página de internet www.sic.gov.co

Atentamente,

CARMEN LIGIA VALDERRAMA ROJAS
Jefe Asesora de la Oficina Jurídica