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Bogotá, D.C. 010/ Asunto:
Radicación 01099841
Trámite 113
Actuación 440
Folios 005 Estimada
señora: En
relación con su consulta, nos permitimos informarle que el sello de apostilla
que certifica que el funcionario extranjero firmó el documento y en que capacidad
lo firmó, no hace las veces ni de la certificación consular exigida por el artículo
65 del código de procedimiento civil para el caso de poderes otorgados en países
que no son miembros del Protocolo Interamericano sobre Uniformidad del Régimen
legal de los poderes, ni de la certificación expedida por el funcionario competente
en el caso de los poderes expedidos en países miembros del mencionado protocolo. Lo
anterior, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: 1.
Apostilla La
ley 455 de 1998 por medio de la cual se aprobó la "Convención sobre la abolición
del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros" establece
en su artículo 2 que, "Cada estado contratante eximirá de legalización los documentos
a los que se aplica la presente Convención y que han de ser presentados en su
territorio. A efectos de la presente Convención, la legalización significa únicamente
el trámite mediante el cual los agentes diplomáticos o consulares del país en
donde el documento ha de ser presentado certifican la autenticidad de la firma,
a qué título ha actuado la persona que firma el documento y, cuando proceda, la
indicación del sello o estampilla que llevare". De
lo anterior es claro entonces que, la apostilla consiste en un mecanismo internacional
de certificación sobre la autenticidad de un documento que, para el caso de Colombia,
puede suplir el trámite de legalización que por virtud de lo previsto en el artículo
259 del código de procedimiento civil, consiste en la autenticación de la firma
del correspondiente funcionario del país por parte del cónsul de Colombia en el
mismo y el posterior abono de la firma de éste último, por parte del Ministerio
de Relaciones Exteriores en Colombia. 2.
Poderes 2.1.
Poderes otorgados en países miembros del Protocolo Interamericano sobre Uniformidad
del Régimen Legal de los Poderes
[1] De
conformidad con lo previsto en el Protocolo Interamericano sobre Uniformidad del
Régimen Legal de los Poderes, debe tenerse en cuenta lo siguiente, con respecto
a los poderes otorgados en cualquiera de los países parte del mismo:
· Si
el poder es otorgado por una persona natural, el funcionario [2] que autorice el acto debe dar fe de que conoce al
otorgante y de que éste tiene capacidad legal para otorgar el poder.
· Si
el poder es otorgado en nombre de un tercero o es delegado o sustituido por el
mandatario, el funcionario que autorice el acto debe dar fe de que conoce al otorgante,
de que éste es legalmente capaz para otorgar el poder, delegarlo o sustituirlo,
de que la representación en cuyo nombre procede le fue efectivamente dada y de
que ésta es legítima, basándose para el efecto en los documentos auténticos que
se le exhiban, los cuales debe mencionar expresando sus fechas y origen.
· Si
el poder es otorgado en nombre de una persona jurídica, además de la certificación
relativa a que el otorgante se encuentra facultado para otorgar el poder, el funcionario
debe dar fe de la debida constitución, sede y existencia legal actual de la persona
jurídica, y de que el acto para el cual fue otorgado el poder se encuentra comprendido
dentro del objeto o actividad de la persona jurídica, basándose para el efecto
en los documentos que para tal propósito le sean presentados, los cuales debe
mencionar con expresión de sus fechas y origen. · Para
efectos de los poderes generales para procedimientos administrativos o judiciales
entre otros, basta que se exprese que se otorgan con todas las facultades generales
y las especiales que requieran cláusula de conformidad con la ley, para entenderse
conferidos sin limitación o restricción alguna. [3] En
este evento, las certificaciones expedidas por los funcionarios competentes de
cada país deberán ser apostilladas o autenticadas por el cónsul de Colombia en
el respectivo país, cuya firma debe ser posteriormente legalizada por el Ministerio
de Relaciones Exteriores en Colombia. 2.2.
Poderes otorgados en países que no sean miembros del Protocolo Interamericano
sobre Uniformidad del Régimen Legal de los Poderes Los
poderes otorgados en países que no formen parte del Protocolo Interamericano sobre
Uniformidad del Régimen Legal de los Poderes, deberán someterse a lo previsto
al respecto en la legislación interna (artículo 65 del código de procedimiento
civil), como sigue: - Los
poderes o sus sustituciones pueden extenderse en el exterior ante cónsul colombiano
o el funcionario que la ley local autorice para ello.
Esta
previsión no distingue entre el tipo de poderes a que hace referencia, por lo
que necesariamente corresponde a todos, generales y especiales. Adicionalmente,
en tanto establece como una facultad el otorgarlos en el extranjero ante cónsul
o funcionario autorizado, implica que, a discreción del poderdante pueden también
ser conferidos mediante escritura pública, caso en el cual serán otorgados directamente
en Colombia. - Siempre
que el poder sea otorgado en el extranjero por una sociedad, el cónsul que lo
autentica o ante quien se otorgue, debe certificar que tuvo a la vista las pruebas
de la existencia de la sociedad y que quien confiere el poder es su representante,
para que queden establecidas estas circunstancias.
- Cuando quien otorgue
el poder sea apoderado de una persona, el cónsul debe certificar que aquél es
apoderado de ésta.
En
este evento, dado que la apostilla no se aplica a los documentos ejecutados directamente
por agentes diplomáticos o consulares
[4] , la firma del cónsul en la certificación deberá ser abonada por
el Ministerio de Relaciones Exteriores en Colombia. 3.
Legalización de los poderes y certificación consular Del
análisis anterior se tiene que, la legalización de los poderes, entendida como
la certificación sobre su autenticidad, constituye un trámite distinto del de
la expedición de la certificación consular, debiendo ambas coexistir para efectos
de que un poder otorgado en el extranjero, tenga validez en Colombia. Así las
cosas: ·
Cuando los poderes sean otorgados en el exterior, pueden ser extendidos ante el
cónsul de Colombia o el funcionario que la ley local autorice para ello, evento
en el cual la firma de este último debe ser apostillada por el funcionario competente
en ese país de conformidad con lo previsto en la Convención sobre la abolición
del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros o, autenticada
por el cónsul colombiano y la firma de éste abonada por el Ministerio de Relaciones
Exteriores en Colombia, de conformidad con lo previsto en el artículo 259 del
código de procedimiento civil. · Siempre
que un poder sea otorgado en el extranjero por una sociedad extranjera, el cónsul
de Colombia deberá certificar que tuvo a la vista los documentos que acreditan
la existencia de la sociedad y que, la persona que confiere el poder es su representante
legal, puesto que de adolecer el poder de esta certificación consular, no podrá
presumirse que fue otorgado por las leyes del país respectivo y consecuentemente
deberá ser rechazado. Adicionalmente,
deberá hacer dar fe de que la sociedad ejerce su objeto social conforme a las
leyes del respectivo país. En
este evento, la firma del cónsul de Colombia, siempre deberá ser abonada por el
Ministerio de Relaciones Exteriores en Colombia. · La
única excepción a la regla anterior, la constituye el Protocolo Interamericano
sobre Uniformidad del Régimen Legal de los Poderes, que establece que cualquier
funcionario a quien la ley del respectivo país atribuyere la función de autorizar
el poder, debe certificar él mismo sobre la debida constitución, sede, existencia
legal actual y debida representación de la sociedad por la cual se está otorgando
el poder, además del hecho que el objeto para el cual éste se otorga se encuentra
comprendido dentro de su objeto o actividad. Esto, sin perjuicio de la autenticación
de la firma del respectivo funcionario mediante el mecanismo de la apostilla o,
por parte del cónsul de Colombia, de conformidad con lo previsto en los artículos
citados de los Códigos de Comercio y Procedimiento Civil, y el mismo Protocolo
de Poderes en su artículo V. [5]
En
los anteriores términos damos respuesta a su consulta con el alcance previsto
en el artículo 25 del código contencioso administrativo. Para
obtener mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones puede dirigirse
a nuestra página de internet www.sic.gov.co Atentamente, MARIANA
CALDERÓN MEDINA
Jefe
Asesora de la Oficina Jurídica (e)
[4] Convención sobre la abolición del requisito de legalización
para documentos públicos extranjeros, artículo 1: "La presente Convención se aplicará
a documentos públicos que han sido ejecutados en el territorio de un Estado contratante
y que deben ser exhibidos en el territorio de otro Estado contratante. (...) "Sin
embargo, no se aplicará la presente Convención: "a)
A documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares".
[5] Artículo V, Protocolo Interamericano sobre Uniformidad del Régimen Legal
de los Poderes: "En cada uno de los países que componen la Unión Panamericana
serán válidos legalmente los poderes otorgados en cualquier otro de ellos
que se ajusten a las reglas formuladas en este protocolo, siempre que estuvieren
además legalizadas de conformidad con las reglas especiales sobre legalización". | 
