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010/ Bogotá, D.C.
| Asunto | Radicación | 01034594 |
| Trámite | 113 |
| Actuación | 440 |
| Folios | 003 |
Estimado señor: Damos respuesta
a su comunicación radicada en esta Entidad bajo el número de la referencia para
informarle que el ordenamiento jurídico prevé que en caso de litigio el comerciante
que no cumpla con su obligación de conservar sus libros de contabilidad puede
ser juzgado por los asientos de los libros de su contraparte, sin que se admita
prueba en contrario. Lo anterior se lo informamos no obstante no ser un tema de
nuestra competencia y si se tienen en cuenta los siguientes argumentos: Libros
de comercio - conservación El artículo
19 del código de comercio señala, entre otras, como obligación del comerciante
la de “llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones
legales.”[1] En concordancia
con lo anterior el artículo 48 del mismo código estatuye que “todo comerciante
conformará su contabilidad , libros, registros contables, inventarios y estados
financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre
la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación,
faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Así mismo será permitida
la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico – contable,
con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y
prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales
y el estado general de los negocios.” A su vez, el numeral 2 del artículo
19 del mismo código, en concordancia con el numeral 7 del artículo 28 y con el
50, establecen la obligatoriedad para los comerciantes de registrar sus libros
de comercio en el registro mercantil. Por su parte,
el artículo 60 del mismo código señala que “los libros y papeles a que se
refiere este capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años,
contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento
o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante,
siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta.
Además, ante la Cámara de Comercio donde fueron registrados los libros se verificará
la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará
acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento
utilizado para su reproducción.” En desarrollo
de las precitadas normas, el decreto 2469 de 1993 señala que “se aceptan
como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios
manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada
o electrónica, para los cuales se utilicen maquinas tabuladoras, registradoras,
contabilizadoras, computadores o similares.”[2]
En relación con lo anterior, consideramos pertinente anotar que la ley 527 de
1999 “por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen
las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”, al regular
la conservación de los mensajes de datos y documentos, establece que los libros
y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que
garantice su reproducción exacta, y en consecuencia se concluye que “ya no
es necesaria la conservación del medio físico por 10 años, como venía sucediendo;
basta la conservación con base en un medio técnico que garantice su reproducción
exacta”,[3]
sin que lo anterior implique la eliminación de su registro ante la cámara de comercio
respectiva. Ahora bien,
en relación con las sanciones previstas por el ordenamiento jurídico para los
comerciantes que no cumplan con la obligación de conservar sus libros de contabilidad
es pertinente anotar que el código de comercio al referirse a la eficacia probatoria
de los libros y papeles de comercio estipula que estos “constituirán plena
prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial
o extrajudicialmente. En materia civil, aun entre comerciantes, dichos libros
y papeles sólo tendrán valor contra su propietario , en lo que en ellos conste
de manera clara y completa y siempre que su contraparte no los rechace en lo que
le sea desfavorable “ Es así como en el artículo 70 se establece, entre
otras reglas aplicables en el evento de surgir diferencias entre los comerciantes,
en relación con el valor probatorio de sus libros y papeles que “si
una de las partes lleva libros ajustados a la ley y la otra no lleva contabilidad
o no la presenta, se decidirá conforme a los de aquella, sin admitir prueba
en contrario.”[4]
Se colige entonces
que el comerciante que no cumple con su obligación de conservar sus libros de
contabilidad puede ser juzgado por los asientos de los libros de su contraparte,
sin que se admita prueba en contrario. En los anteriores
términos damos respuesta a su consulta con el alcance previsto en el artículo
25 del código contencioso administrativo. Para obtener
mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones puede dirigirse a
nuestra página de internet www.sic.gov.co Atentamente,
CARMEN
LIGIA VALDERRAMA ROJAS Jefe de la Oficina
Asesora Jurídica
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