| Bogotá, 010/
| Asunto | Radicación | 01028827 |
| Trámite | 113 |
| Actuación | 440 |
| Folios | 005 |
Estimada
doctora: Damos
respuesta a su comunicación radicada bajo el número de la referencia para informarle: 1.
Es viable que el comerciante no matriculado en cámaras de comercio distintas de
la de su domicilio principal inscriba en ellas sus
establecimientos de comercio. 2. No es procedente la imposición de ningún tipo de
sello o de aviso en el certificado que se expide a las sociedades que incumplen
con la obligación de depositar sus estados financieros. 3. No es posible adicionar los requisitos para el
acceso a los estados financieros. 4. No es procedente la cancelación de matrículas mercantiles
por ningún motivo diferente al establecido en la ley, así como no es permitida
la renovación de la matrícula a un comerciante con información errónea. Lo
anterior si se tienen en cuenta los siguientes argumentos: 1.
Matrícula mercantil De
la norma que se transcribe a continuación se desprende que el comerciante con
respecto al registro mercantil tiene, entre otras, dos obligaciones: su propia
matrícula y la de sus establecimientos de comercio. Artículo
28 del código de comercio: “Deberán
inscribirse en el registro mercantil: 1.Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio”
(...) 6.La apertura de establecimientos de comercio y
de sucursales” (...) Por
su parte, el artículo 29 del mismo código señala la cámara de comercio en la cual
deberán realizarse tales inscripciones: “1. Los
actos, contratos y documentos serán inscritos en la cámara de comercio con jurisdicción
en el lugar donde fueren celebrados u otorgados; si hubieren de realizarse fuera
de dicha jurisdicción, se inscribirán también en la cámara correspondiente al
lugar de su ejecución o cumplimiento; 2.. La matrícula
de los comerciantes y las inscripciones no previstas en el ordinal anterior, se
harán en la cámara de comercio con jurisdicción en el domicilio de la persona
interesada o afectada con ellos” En
el caso de la matrícula de los comerciantes, ésta deberá realizarse en la cámara
de comercio con jurisdicción en el domicilio de la persona interesada, es decir
en la misma de la del comerciante. Para el establecimiento de comercio tenemos
que la inscripción se efectuará en la cámara de comercio que tenga jurisdicción
en el domicilio del respectivo establecimiento. Así,
en el supuesto en que un comerciante que tenga su domicilio y asiento principal
de sus negocios en la ciudad de Pereira, quisiese inscribir ante otras cámaras
los establecimientos de comercio que posee en las jurisdicciones correspondientes
a esas cámaras de comercio, no es requisito que el comerciante se matricule también
en ellas. Por
lo anterior, resulta clara la procedencia de la inscripción de un establecimiento
de comercio en cámara de comercio distinta a aquella en la cual se ha matriculado
el comerciante. 2.
Cámaras de comercio – Limitación a sus funciones Respecto
a las facultades de las cámaras de comercio, la Corte Constitucional[1] se
ha pronunciado en los siguientes términos:
"para esta Corporación es claro entonces que, a pesar de la naturaleza corporativa,
gremial y privada de las cámaras de comercio a la luz de los artículos 123 inciso
3 y 210 inciso 2 de la Carta Política, éstas pueden ser habilitadas para cumplir
con las funciones públicas en las condiciones previstas en la ley, como sería
el caso del artículo 86 inciso 3 del código de comercio que le confía la función
pública del llevar el registro público mercantil y certificar sobre los documentos
y actos en él inscritos, no obstante el carácter privado de las mismas."
(Subrayado fuera de texto) Con
fundamento en lo anterior resulta evidente que las cámaras de comercio deberán
sujetarse estrictamente a lo que la ley haya previsto,[2] y dado que no existe norma que prevea la inclusión
de ningún tipo de manifestación o sello en los certificados de las sociedades,
relativa al incumplimiento de las obligaciones referidas al depósito de los estados
financieros, mal podría una cámara de comercio arrogarse dicha función.[3] 3.
Estados financieros - Publicidad Al
tenor de lo dispuesto en el artículo 41 de la ley 222 de 1995,[4] y en concordancia con lo anotado
en el numeral anterior, la función de las cámaras de comercio en lo que respecta
a los estados financieros, se limita a servir de órgano de depósito y conservación
de dichos estados financieros; no existe norma alguna que disponga el archivo
de los estados financieros de manera separada al de las sociedades, y debe tenerse
presente que el depósito es un instrumento que efectiviza el principio de publicidad,[5] motivo
por el cual la única exigencia que las cámaras de comercio podrán hacer a quienes
deseen obtener copia de aquellos, es la radicación de la solicitud y el pago correspondiente,[6] hasta
tanto no haya una norma que modifique dicha función, por lo cual resulta improcedente
el someter por parte de las cámaras de comercio, el acceso a los estados financieros
a una aprobación no autorizada por ley. 4.
Matrícula mercantil 4.1.
Cancelación Cualquier
persona inscrita como comerciante en el registro mercantil puede presentar ante
la correspondiente cámara la cancelación de su matrícula, sin que le sea dable
a ésta argumentar el incumplimiento de la obligación de renovación anual de la
matrícula por parte del comerciante, lo anterior por cuanto de manera expresa
el artículo 8 de la resolución 1072 de 1996 ha dispuesto:
“Las cámaras de comercio solo podrán abstenerse de efectuar la inscripción
de los actos, libros y documentos respecto de los cuales, se exige esta formalidad,
cuando las mismas estén facultadas por la ley para ello. Por lo tanto, si el documento
presenta inconsistencias de orden legal que, por ley no impidan la inscripción
ésta se efectuará.” Ahora,
el artículo 35 del código de comercio hace concluir que la cancelación de la matrícula
sólo procede en dos eventos: 1.
Por orden de autoridad competente 2.
Que sea solicitada por quien la ha obtenido Lo
que implica que mal podría una cámara de comercio proceder a cancelar la matrícula
de un comerciante a motu propio, aún cuando éste haya incumplido con su obligación
de renovarla, más tal circunstancia no impide que si la solicitud proviene de
quien aparece inscrito, o de una autoridad competente, tal cámara proceda a la
cancelación. 4.2.
Renovación La
renovación de la matrícula mercantil, ha dicho el Consejo de Estado: “que
ha de hacerse dentro de los tres primeros meses del año, tiene por objeto actualizar
los datos que el comerciante dio al abrirse aquélla por primera vez. Al describir
dichos datos la norma (artículo 33 del C. de Co.) incluye los relativos a 'la
pérdida de su calidad de comerciante, lo mismo que cualquier cambio de domicilio
y demás mutaciones referentes a su actividad comercial, a fin de que se tome nota
de ello en el registro correspondiente'.”[7] El
artículo 33 del código de comercio por su parte, dispone que dentro de la información
que suministra el comerciante en la renovación de la matrícula se encuentra “cualquier
cambio de domicilo y demás mutaciones referentes a su actividad comercial”,
entre las cuales resultaría obvia la inclusión de la disminución de sus activos,
puntualizando la norma además, que dicha información será suministrada con el
fin de que de ello se tome nota en el registro correspondiente.[8] Adicionalmente,
y teniendo en cuenta las implicaciones legales que tendría el amparar bajo una
presunción de legalidad[9] una manifestación contraria a la realidad, es que se considera
que no es admitible el permitir la renovación de una matrícula mercantil a sabiendas
de que en ella se consigna información no veraz. De
hecho, el artículo 38 del código de comercio ha previsto:
“Artículo 38.- La falsedad en los datos que se suministren al registro mercantil
será sancionada conforme al Código Penal. La respectiva cámara de comercio estará
obligada a formular denuncia ante el juez competente.” En
consecuencia, no es dable a una cámara de comercio permitir la renovación de una
matrícula mercantil que contenga información que no corresponda a la realidad,
y por el contrario, en caso de tener conocimiento de la consignación de datos
falsos en dicha renovación, deberá poner en conocimiento del juez competente tal
circunstancia. En
los anteriores términos damos respuesta a su consulta con el alcance previsto
en el artículo 25 del código contencioso administrativo. Para
obtener mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones puede dirigirse
a nuestra página de Internet www.sic.gov.co Atentamente, CARMEN LIGIA VALDERRAMA ROJAS Jefe Oficina Asesora Jurídica
[1] Corte Constitucional. Sentencia C- 167 de abril 20 de 1995.
M.P. Dr. Fabio Morón Díaz. [2] Constitución Política. Articulo 210. "Los particulares
pueden cumplir funciones administrativas en las condiciones que señale la ley". [3] Corte Constitucional. C-091-97. M. P.: Jorge Arango Mejía. “¿En
qué condiciones cumplen los particulares funciones administrativas? En las condiciones
que señale la ley, como lo prevé la norma constitucional.” [4] Ley 222. Artículo 41. “Dentro del mes siguiente a la fecha
en la cual sean aprobados, se depositará copia de los estados financieros de propósito
general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en
la cámara de comercio del domicilio social. Esta expedirá copia de tales documentos
a quienes lo soliciten y paguen los costos correspondientes. (...) La cámara de
comercio deberá conservar, por cualquier medio, los documentos mencionados en
este artículo por el término de cinco años.” [5] BERMÚDEZ GÓMEZ, Hernando. Estados financieros. Foro sobre el
nuevo código de Comercio. 1996. “...debe resaltarse que la publicidad ya
no se limitaría a los balances de fin de ejercicio, como textualmente lo exigen
las normas del Código de Comercio, sino que se extendería a todos los estados
financieros de propósito general, a sus notas y a los dictámenes ... En los términos
anteriores se superaría la ineficacia de la publicación que hoy se hace en los
boletines de la cámara de comercio y en los periódicos, en especial por cuanto
al ponerse a disposición del público el juego completo de estados financieros
tendrán sentido y utilidad las inmensas normas sobre revelaciones.” [6] Resolución 1072/96.Superintendencia de Industria y comercio:
“Artículo 12. Al momento de presentarse para depósito los estados financieros
de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo
hubiese, las cámaras de comercio los radicaran con la indicación de la hora, fecha
de la recepción y número de folios que lo conforman. Las
copias que soliciten los interesados deberán entregarse dentro de los cinco (5)
días siguientes a aquél en que se radique la petición y se cancele los costos.” [8] Código
de Comercio. Artículo 33.- La matrícula se renovará anualmente, dentro de los
tres primeros meses de cada año. El inscrito informará a la correspondiente cámara
de comercio la pérdida de su calidad de comerciante, lo mismo que cualquier cambio
de domicilo y demás mutaciones referentes a su actividad comercial, a fin de que
se tome nota de ello en el registro correspondiente. Lo mismo se hará respecto
de sucursales, establecimientos de comercio y demás actos y documentos sujetos
a registro. [9] Código
de comercio. Artículo 252 del C.P.C.: (...) El documento privado es auténtico
en los siguientes casos: (...) | 
