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010/ Bogotá, D.C.
| Asunto | Radicación | 01007028 |
| Trámite | 113 |
| Actuación | 440 |
| Folios | 007 |
Estimado señor: Damos respuesta
a su comunicación radicada bajo el número de la referencia para informarle algunos
aspectos relacionados con la ley 527 de 1999 y con el deber de los comerciantes
de llevar libros de contabilidad: 1.La
obligación de los comerciantes de llevar libros de contabilidad y registrarlos
ante las cámaras de comercio y la ley 527 de 1999 – principio de equivalentes
funcionales De conformidad con la normatividad vigente,
los libros de los comerciantes se pueden llevar por medios electrónicos y conservar
como mensajes de datos, siempre y cuando se observen para el efecto los requisitos
legalmente establecidos. Lo anterior no obsta para que dicha información deba
registrarse ante las cámaras de comercio en la forma prescrita por la ley. La
anterior conclusión se basa en las consideraciones que a continuación se exponen: En virtud del artículo 48 del código de
comercio,[1]
es obligación del comerciante, la de llevar la contabilidad mediante el sistema
de registro en libros o la utilización de cualquier otro procedimiento de reconocido
valor contable, que haga posible el conocimiento y prueba del estado general de
sus negocios y que suministre información clara, completa y fidedigna sobre
el contenido de los asientos individuales y del estado general de los negocios.[2] Por su parte, el artículo 28 del mismo código,
estipula que entre otros, deben inscribirse en el registro mercantil, los libro
de contabilidad.[3]
En concordancia con lo anterior, el artículo 39 establece que el registro de los
libros de comercio se llevará de la siguiente forma: “1. En el libro se firmará
por el secretario de la cámara de comercio una constancia de haber sido registrado,
con indicación de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona a
quien pertenezca, del uso a que se destina y del número de sus hojas útiles, las
que serán rubricadas por dicho funcionario, y 2. En un libro destinado a tal fin
se hará constar bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de los datos
mencionados en el ordinal anterior.” En concordancia con lo anterior, el artículo
1 del decreto 2620 de 1993 establece: “Todo comerciante podrá conservar sus
archivos utilizando cualquier medio técnico adecuado que garantice la reproducción
exacta de documentos, tales como la microfilmación, la micrografía y los discos
ópticos entre otros:” Ahora bien, el artículo 6 de la ley 527
de 1999 establece que cuando una norma exija que la información conste por escrito,
este requisito queda satisfecho con un mensaje de datos, si la información contenida
en éste es susceptible de consulta posterior. En concordancia con lo anterior,
el artículo 12 de la misma ley expresamente establece que “los libros y papeles
del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice
su reproducción exacta.”[4] Es así como, el citado artículo 12 establece
las siguientes condiciones que deben cumplir los documentos, registros o informaciones
que de conformidad con la ley requieran ser conservados, los cuales de acuerdo
a lo ya dicho, deben ser cumplidos para efectos de los libros y papeles de los
comerciantes que se lleven en cualquier medio técnico: 1.Que
la información que contengan sea accesible para su posterior consulta; 2.Que
el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya
generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce
con exactitud la información generada, enviada o recibida, y 3.Que
se conserve de haber alguna, toda información que permita determinar el origen,
el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje
o recepción de los mensajes de datos. Por su parte, la Corte Constitucional
al declarar la exequibilidad de la ley 527 de 199 señaló que “el mensaje
de datos como tal debe recibir el mismo tratamiento de los documentos consignados
en papel, es decir, que debe dársele la misma eficacia jurídica, por cuanto el
mensaje de datos comporta los mismos criterios de un documento.” [5] Así
mismo señaló la Corte que la ley 527 de 1999 dió aplicación al principio de los
"equivalentes funcionales" que se fundamenta en un análisis de los propósitos
y funciones de la exigencia tradicional del documento sobre papel, para determinar
cómo podrían cumplirse esos propósitos y funciones con técnicas electrónicas.”
Agrega que la citada ley adoptó el criterio flexible de "equivalente funcional",
que tuviera en cuenta los requisitos de forma fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad,
que son aplicables a la documentación consignada sobre papel, ya que los mensajes
de datos por su naturaleza, no equivalen en estricto sentido a un documento consignado
en papel.” Concluyó
entonces esa Corporación que “los documentos electrónicos están en capacidad
de brindar similares niveles de seguridad que el papel y, en la mayoría de los
casos, un mayor grado de confiabilidad y rapidez, especialmente con respecto a
la identificación del origen y el contenido de los datos, siempre que se cumplan
los requisitos técnicos y jurídicos plasmados en la ley.” De
todo lo expuesto se colige los libros de los comerciantes, entre ellos, los libros
de contabilidad, se pueden llevar por medios electrónicos o incluso conservar
como mensajes de datos, siempre y cuando cumplan las condiciones establecidaspor
la misma ley 527 para su registro y conservación. [6] Finalmente,
debe tenerse en cuenta que la referida obligación de los comerciantes de registrar
sus libros de contabilidad continua vigente, razón por la cual, la doctrina, adoptando
la solución aceptada en otros países, ha concluido que los libros de contabilidad
que se lleven en mensajes de datos o a través de cualquier otro medio técnico,
deben registrarse digitalmente ante la cámara de comercio respectiva, para lo
cual cada cámara deberá usar su firma digital, “la cual tendrá los mismos
efectos de la firma escrita bajo el cumplimiento de los requisitos expresados
por la ley 527 de 1999.”[7] En relación con lo anterior,
es pertinente indicar que al establecer que las cámaras de comercio son las entidades
de llevar el registro digital de los libros de contabilidad que se llevan a través
de mensajes de datos, no se están violando las normas sobre libre competencia
económica porque como ya quedó claro, son estas las entidades encargadas de llevar
el registro mercnatil de los comerciantes, dentro del cual está comprendido el
registro de los libros de contabilidad. 2.Destrucción
de los libros de comercio De
conformidad con la ley 527 de 1999, una vez finalizado el periodo contable y cerrados
los libros, es fctible que los comercaintes procedan directamente a la destrucción
de sus libros y a su conservación mediante un medio técnico que garantice su reproducción
exacta, sin que sea entonces necesaria la conservación física de los libros por
diez años. Así mismo se concluye que lo antrior no es óbice para que la
cámara de comercio respectiva verifique la destrucción de los libros y la exactitud
en su reproducción. Lo anterior se basa en lo siguiente: El
artículo 60 del código de comercio establece : “Los libros y papeles a que
se refiere este capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.
Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que
por cualquier medio técnico adecuado gaantice su reproducción exacta. Además ante
la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud
de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la
que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado
para su reproducción.” De
la lectura de la norma anterior y en aplicación del principio de “equivalentes
funcionales”, en virtud del cual, como ya se dijo, los libros de los comerciantes,
entre ellos, los libros de contabilidad, se pueden llevar por medios electrónicos
o incluso conservar como mensajes de datos, siempre y cuando cumplan las condiciones
establecidas por la misma ley 527 para su conservación, la doctrina ha concluido,
en concordancia con el citado artículo 12 de la ley 527 de 1999, que el mismo
“no modifica el término de conservación de veinte (20) años que establece
el decreto 2469 de 1993”. Sin embargo, agrega que “se puede concluir
que ya no es necesaria su conservación física por diez (10) años, como venía sucediendo.
Una vez finalizado el periódo respectivo y cerrados los libros de contabilidad,
un un ente económico podría proceder directamente a la conservación de su documentación
contable mediante un medio técnico que garantice su reproducción exacta, como
puede ser el disco optico.”[8] Ahora
bien, tal y como ya se explicó, las cámaras de comercio son las úncias entidades
encargadas de certificar sobre la exactitud de la reproducción, razón por la cual
siempre debe realizarse la destrucción de los libros en presencia de la respectiva
cámara para que ésta verifique la destrucción de los libros y su reproducción
exacta. Así mismo se concluye que los notarios no tienen facultades para participar
en la diligencia de tranferencia de la información contable de un comerciante
a un disco óptico porque como ya se dijo, ésta es función exclusiva de las cámras
de comercio. 3.Valor probatorio
de los mensajes de datos Los
mensajes de datos generados de conformidad con los requisitos generales y particulares
señalados por la ley, gozan del mismo valor probratorio señalado por el código
de procedimiento civil para los documentos y por lo tanto, están sometidos a las
mismas normas aplicables a estos en relación con su autenticidad. En fudamento
de lo anterior manifestamos lo siguiente: El
artículo 10 de la ley 527 de 1999 establece en relación con la admisibilidad y
fuerza probatoria de los mensajes de datos lo siguiente: “Los mensajes de
datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada
en las disposiciones del capítulo VIII del título XIII sección tercera libro segundo
del código de procedimiento civil. En toda actuación administrativa o judicial,
no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de
información en forma de mensaje de datos, por el solo hecho de que se trate de
un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original.” A
renglón seguido, el artículo 11 de la ley 527 estipula: “Criterio para valorar
probatoriamente un mensaje de datos. Para la valoración de la fuerza probatoria
de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas
de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación
de las pruebas. Por consiguiente, habran de tenerse en cuenta, la confiabilidad
en la forma en que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad
en la forma en la que se haya conservado la integridad de la información, la forma
en que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente.” En
relación con lo anterior señaló la Corte Constitucional en la citada sentencia
C – 662 de 2000 que cuando la ley 527 hace “referencia a la definición
de documentos del Código de Procedimiento Civil, le otorga al mensaje de datos
la calidad de prueba, permitiendo coordinar el sistema telemático con el sistema
manual o documentario, encontrándose en igualdad de condiciones en un litigio
o discusión jurídica, teniendo en cuenta para su valoración algunos criterios
como: confiabilidad, integridad de la información e identificación del autor.”
Adicionalmente señala la Corporación en relación con el criterio para valorar
probatoriamente los mensajes de datos que “al valorar la fuerza probatoria
de un mensaje de datos se habrá de tener presente la confiabilidad de la forma
en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad
de la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma
en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente.” En
conclusión, tal y como lo ha expresado la doctrina los mensajes de datos, generados
de conformidad con los requisitos que la ley les señala (tanto la ley 527 de 1999,
como las leyes particulares aplicables a cada clase de documentos, en este caso
las leyes comerciales, contables y tributarias que establecen la forma de llevar
los libros de comercio), están sujetos a las reglas generales que sobre autenticidad
de documentos, establece el código de procedimiento civil y, en consecuencia,
tienen el mismo valor probatorio que en forma general se les reconoce a los documentos.[9]
En este orden de ideas, teniendo en cuenta que los repositorios[10]
únicamente los pueden publicar las entidades de certificación, se colige que la
información contenida en ellos, como mensaje de datos está sometida a las mismas
reglas enunciadas en cuanto a su valor probatorio. 4.Ambito
de aplicación de la ley 527 de 1999 El
artículo 1 de la ley 527 de 1999 estatuye: “Ambito de aplicación. La presente
ley será aplicable a todo tipo de información en forma de mensaje de datos, salvo
los siguientes casos: “a. En las obligaciones contraidas
por el Estado colombiano en virtud de convenios o tratados internacionales. “b. En las advertencias escritas que
por disposición legal deben ir necesariamente impresas en cierto tipo de productos
en razón al riego que implica su comercialización, uso o consumo.” De
lo anterior se concluye que las disposiciones de la ley se aplican no solo para
la información en forma de mensaje datos referente a los comerciantes, sino en
genral a todo tipo de información que revista esta forma, salvo las excepciones
expresamente contempladas por la misma ley. En
los anteriores términos y con el alcance establecido en el artículo 25 del código
contencioso administrativo. Atentemente, CARMEN
LIGIA VALDERRAMA ROJAS
Jefe Oficina Asesora Jurídica
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