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010/ Bogotá,
D.C. Asunto
Radicación 01096229
Trámite 113
Actuación 440
Folios 004 Estimado
doctor: Damos respuesta
a su petición contenida en la comunicación radicada en esta Entidad bajo el número
de la referencia para informarle que la conservación de los libros y papeles del
comerciante se puede realizar a través de terceros, los cuales pueden ser o no
entidades de certificación. En este orden de ideas, en la medida en que sean entidades
de certificación, éstas deberán contar con la respectiva autorización expedida
por la Superintendencia de Industria y Comercio. Lo anterior si se tienen en cuenta
los siguientes argumentos: 1. Libros
y papeles del comerciante 1.1. Conservación
a través de mensajes de datos En virtud
del artículo 48 del código de comercio, [1] es obligación de los comerciantes
llevar la contabilidad mediante el sistema de registro en libros o la utilización
de cualquier otro procedimiento de reconocido valor contable que haga posible
el conocimiento y prueba del estado general de sus negocios y que suministre información
clara, completa y fidedigna sobre el contenido de los asientos individuales y
del estado general de los negocios. [2] Por su parte,
el artículo 28 del mismo código, estipula que entre otros, deben inscribirse en
el registro mercantil, los libro de contabilidad
[3] y el artículo 39 establece cómo debe llevarse el registro de los libros
de comercio. En concordancia con lo anterior, el artículo 1 del decreto 2620
de 1993 establece que todo comerciante puede conservar sus archivos utilizando
cualquier medio técnico adecuado que garantice la reproducción exacta de documentos:
Por su parte,
el artículo 6 de la ley 527 de 1999 establece que cuando una norma exija que la
información conste por escrito, este requisito queda satisfecho con un mensaje
de datos, si la información contenida en éste es susceptible de consulta posterior
y el artículo 12 de la misma ley expresamente establece que los libros y papeles
del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice
su reproducción exacta, estableciendo las siguientes condiciones, las cuales de
acuerdo a lo ya dicho, deben ser cumplidas para efectos de los libros y papeles
de los comerciantes que se lleven en cualquier medio técnico:
[4] 1. Que la información
que contengan sea accesible para su posterior consulta; 2. Que el mensaje
de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado,
enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con
exactitud la información generada, enviada o recibida, y 3. Que se conserve
de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino
del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o recepción
de los mensajes de datos. De
todo lo expuesto se colige que los libros de los comerciantes se pueden llevar
por medios electrónicos o incluso, conservar como mensajes de datos, [5] siempre y cuando cumplan las condiciones establecidas por el
código de comercio y por la ley 527 para su registro y conservación.
[6] 1.2
Conservación a través de terceros De
conformidad con el artículo 13 de la citada ley 527 de 1999, la obligación de
conservar documentos, registros o informaciones contenidas en mensajes de datos,
entre las cuales se encuentran como ya se explicó, los libros y papeles de los
comerciantes, puede cumplirse directamente, en este caso por el comerciante o
a través de terceros, siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos
por el artículo 12 de la misma ley y agregamos, en el caso de los libros y papeles
de los comerciantes, cumpliendo con los requisitos que en relación con estos exige
el código de comercio. Téngase
en cuenta que, los únicos requisitos que la ley exige para la conservación de
estos mensajes de datos, así sea a través de un tercero son los contenidos en
el artículo 12. Sin embargo, en el caso de los libros y papeles del comerciante
deben observarse también los establecidos por el código de comercio. Ahora bien,
toda vez que la norma no señala ninguna calidad especial ni autorización especial
en relación con el tercero que conserve mensajes de datos que contegan la información
de los libros y papeles del comerciante, concluimos que no requieren autorización
o permiso especial para realizar dicha actividad.
1.3. Conservación
a través de entidades de certificación Sin
perjuicio de lo anterior, la misma ley 527 de 1999 en su artículo 30 faculta a
las entidades de certificación para ofrecer los servicios de archivo y conservación
de mensajes de datos. Igualmente establecen la ley
[7] y el decreto 1747 de 2000 que la Superintendencia de Industria y Comercio
es la Entidad competente para autorizar la actividad de las entidades de certificación. Debe
tenerse en cuenta que en tatno la ley no distingue las actividades de las entidades
de certificación para efectos de la autorización requerida, concluimos que para
que una entidad pueda prestar todas y cada una de las actividades de propias de
las entidades de certificación debe contar con la autorización de esta Superintendencia. Conluyendo,
si un tercero ofrece los servicios de conservación de mensajes de datos en calidad
de entidad de certificación, debe contar con la autorización para ejercer como
entidad de certificación expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Sin embargo, como la actividad de conservación de mensajes de datos no es exclusiva
de las entidades de certificación, como si lo es la de emitir certificados en
relación con firmas digitales, se colige que para realizar únicamente la actividad
de conservación de mensajes de datos en calidad de tercero, no se requiere permiso
ni autorización especial, pero si se realiza como entidad de certificación debe
haberse obtenido la autorización de la Superintendencia de Industria y Comercio
para actuar en tal calidad. En
los anteriores términos damos respuesta a su consulta con el alcance previsto
en el artículo 25 del código contencioso administrativo. Para
obtener mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones puede dirigirse
a nuestra página de internet www.sic.gov.co Atentamente, MARIANA
CALDERON MEDINA
Jefe
Asesora de la Oficina Jurídica (e)
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